Το Microsoft Word μπορεί να παράγει πολύ περισσότερα από απλά γράμματα και απλό κείμενο. Ρίξτε μια ματιά στα εργαλεία σχεδίασης και διάταξης και θα εκπλαγείτε από το βαθμό στον οποίο μπορούν να βοηθήσουν ακόμη και τους αρχάριους να δημιουργήσουν ελκυστικές διατάξεις για φυλλάδια, φυλλάδια και ενημερωτικά δελτία.
Όσο πιο περίπλοκη είναι η διάταξη και το περιεχόμενό σας, τόσο περισσότερο θα χρειαστείτε τη βοήθεια ενός επαγγελματία σχεδιασμού - και ίσως και ένα υψηλής ποιότητας πακέτο εκδόσεων για επιτραπέζιους υπολογιστές. Αλλά πριν το κάνετε αυτό, δοκιμάστε τα ενσωματωμένα ταλέντα του Word.
Εργασία με πρότυπο ...
Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε πιο περίπλοκα έγγραφα στο Word είναι να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο. Το Word έχει εκατοντάδες από αυτά, από ενημερωτικά δελτία και φυλλάδια έως επαγγελματικές κάρτες και μηνύματα φαξ. Για να ξεκινήσετε, μεταβείτε στο Αρχείο> Νέο στην αριστερή γραμμή πλοήγησης και θα εμφανιστεί μια επιλογή από δημοφιλή πρότυπα (συμπεριλαμβανομένης της προεπιλεγμένης κενής σελίδας) με το παραπάνω πλαίσιο αναζήτησης.
Τα πρότυπα είναι γεμάτα με εικόνες και δείγμα κειμένου, τα οποία μπορείτε εύκολα να αντικαταστήσετε με τις δικές σας εικόνες και κείμενο (μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα μπλοκ κειμένου και να αρχίσετε να πληκτρολογείτε ή να επικολλήσετε κείμενο και εικόνες που αντιγράψατε προηγουμένως στο πρόχειρο). Αλλά ακόμα κι αν θέλετε να αλλάξετε στοιχεία σχεδίασης (όπως γραμματοσειρές, για παράδειγμα) μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα πρότυπο για να χρησιμοποιήσετε τα προκαθορισμένα περιθώρια και άλλες βασικές παραμέτρους διάταξης που είναι δύσκολο να δημιουργηθούν από το μηδέν.
... ή δουλέψτε με θέματα
Εάν προτιμάτε να ξεκινήσετε από την αρχή με μια κενή σελίδα, μπορείτε να ορίσετε διαστάσεις, περιθώρια, στήλες και άλλα βασικά πρότυπα στη σελίδα Διάταξη σελίδας ταινία. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην καρτέλα Σχέδιο κάντε κλικ για να επιλέξετε ένα θέμα - μια συλλογή γραμματοσειρών για δημοφιλείς επιλογές διάταξης όπως τίτλοι, υπότιτλοι και απλό κείμενο. Μπορείτε φυσικά να τα ορίσετε μεμονωμένα καθώς πληκτρολογείτε, αλλά οι γραμματοσειρές σε ένα συγκεκριμένο θέμα επιλέγονται και έχουν μέγεθος σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές οδηγίες σχεδιασμού, ώστε να φαίνονται καλές δίπλα-δίπλα.
Το Σχέδιο Η καρτέλα προσφέρει επίσης συλλογές παλετών χρωμάτων και εφέ που μπορείτε να εφαρμόσετε για να προσθέσετε χαρακτήρα στη διάταξή σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο χρώμα από μια παλέτα για ένα περίγραμμα και ένα διαφορετικό χρώμα για χαμηλότερες επικεφαλίδες. (Μόλις επιλέξετε ένα θέμα, τα χρώματα στην παλέτα θα εμφανιστούν όταν κάνετε κλικ στο Χρώμα γραμματοσειράς εικονίδιο σε αυτό Σπίτι κορδέλα.) Μπορείτε να πειραματιστείτε με διαφορετικές εμφανίσεις τοποθετώντας τον κέρσορα πάνω από ένα θέμα (ή οποιοδήποτε άλλο στοιχείο σχεδίασης στην κορδέλα), το οποίο στη συνέχεια εφαρμόζεται στο κατάλληλο μέρος του εγγράφου σας. Για να κάνετε την αλλαγή μόνιμη, πρέπει να κάνετε κλικ στο στοιχείο που θέλετε.
Με μια άλλη επιλογή στην καρτέλα Σχέδιο Μπορείτε να εφαρμόσετε ένα χρώμα φόντου, μοτίβο ή ακόμα και μια εικόνα στο έγγραφό σας. κάντε κλικ στο Χρώμα σελίδας για να δείτε αυτές τις επιλογές - είναι μια διασκεδαστική εναλλακτική λύση από το συνηθισμένο στερεό λευκό.
Παίξτε με τυπογραφία
Δεν υπάρχει τίποτα πιο βαρετό από μια σελίδα γεμάτη απλό κείμενο, αλλά μερικές φορές δεν έχετε πολλές εικόνες για να διευκολύνετε τη μονοτονία. Υπάρχουν εργαλεία για να κάνετε τις διατάξεις σας πιο ενδιαφέρουσες, όπως αρχικά, χαμηλότερες επικεφαλίδες και εισαγωγικά - και είναι σχετικά εύκολο να εφαρμοστούν στο Word.
Η προσθήκη αρχικών - μεγάλων κεφαλαίων γραμμάτων - σε μια παράγραφο είναι απλή: Στο Εισάγετε κορδέλα, κάντε κλικ πάνω της Προσθέστε ένα Drop Cap εικονίδιο στο Κείμενο εργαλεία. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε ένα διευρυμένο κεφαλαίο γράμμα που είναι ενσωματωμένο στο κείμενο ή στο αριστερό περιθώριο. Με Drop Cap επιλογές μπορείτε να επιλέξετε τη γραμματοσειρά, το ύψος (σε αριθμό γραμμών κανονικού κειμένου), το χαρακτήρα και την απόσταση του κειμένου.
Ένα απόσπασμα απόσπασης είναι ένα απόσπασμα από κείμενο που επικολλάτε σε ένα πεδίο και χρησιμοποιείτε ως στοιχείο σχεδίασης, όπως θα χρησιμοποιούσατε μια εικόνα. Είναι ένας τρόπος για να επισημάνετε ένα σημαντικό μέρος της ιστορίας, ενώ ταυτόχρονα είναι οπτικά ελκυστικό στη σελίδα. Στο Word, τοποθετήστε τον κέρσορα κοντά στην περιοχή όπου θέλετε να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο κειμένου και κάντε κλικ σε αυτό Πλαίσιο κειμένου εικονίδιο σε αυτό Εισάγετε ταινία. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα μενού με πολλές προ-μορφοποιημένες επιλογές πλαισίου κειμένου. Όταν έχετε επιλέξει ένα, θα εμφανιστεί - με δείγμα κειμένου - στο έγγραφό σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να αντικαταστήσετε το δείγμα κειμένου με το δικό σας κείμενο και να προσαρμόσετε επιλογές όπως το μέγεθος και το χρώμα της γραμματοσειράς.
Στα δεξιά του πεδίου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μικρό εικονίδιο για να προσαρμόσετε τον τρόπο εφαρμογής του πεδίου στη διάταξη. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να περιτυλίξετε το κείμενο γύρω από το πεδίο ή μπορείτε να έχετε το κείμενο πάνω και κάτω από αυτό (αλλά όχι γύρω από αυτό). Μπορείτε επίσης να καρφιτσώσετε τη θέση του πεδίου στη σελίδα ή στο κείμενο που το περιβάλλει, έτσι ώστε το πεδίο να κινείται καθώς κινείται το κείμενο.
Με την Τέχνη των λέξεων εικονίδιο σε αυτό Εισάγετε Η κορδέλα σάς επιτρέπει να δημιουργείτε πολύχρωμες θεαματικές γραμματοσειρές με εφέ που δεν βρίσκονται στις τυπικές γραμματοσειρές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους χαρακτήρες για να ζωντανέψετε μια σελίδα, αλλά προσπαθήστε να μην τρελαίνετε: Ένα μικρό ποσό θα προχωρήσει πολύ.
Εικόνες, γραφήματα και άλλο περιεχόμενο
Ίσως το έχετε παρατηρήσει μέχρι τώρα Κείμενο εργαλεία μόνο ένα μικρό μέρος του Εισάγετε κορδέλα, καθώς υπάρχουν τόσα πολλά άλλα στοιχεία που μπορείτε να προσθέσετε για να βελτιώσετε την εμφάνιση και το αποτέλεσμα ενός εγγράφου.
Οι εικόνες είναι μια προφανής επιλογή. Οι τρέχουσες εκδόσεις του Word περιλαμβάνουν εργαλεία που σας επιτρέπουν να εκτελείτε βασική επεξεργασία εικόνων μέσα στην εφαρμογή. Όσο για το πλαίσιο κειμένου, ξεκινήστε ρίχνοντας τον κέρσορα στην περιοχή όπου θέλετε να τοποθετήσετε μια εικόνα. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Εικόνες (ή Online εικόνες εάν θέλετε να αναζητήσετε εικόνες στην τεράστια συλλογή clip art του Office) και κάντε κλικ στην εικόνα που θέλετε να εισαγάγετε.
Θα συμβούν διάφορα πράγματα: Η εικόνα θα εμφανιστεί στο έγγραφό σας - εάν δεν είναι ακριβώς εκεί που το θέλατε, μπορείτε απλά να το σύρετε και να το αποθέσετε. Μπορείτε επίσης να κάνετε λεπτές ρυθμίσεις με τα πλήκτρα βέλους όταν η εικόνα βρίσκεται σε κατάσταση μετακίνησης.
Ταυτόχρονα εμφανίζεται Εργαλεία εικόνων κορδέλα, γεμάτη με μια ποικιλία επιλογών όπως περικοπή, καλλιτεχνικά εφέ και πλαίσια. Όπως και με τα πλαίσια κειμένου, μπορείτε επίσης να λάβετε ένα εικονίδιο δίπλα στην εικόνα που σας επιτρέπει να επιλέξετε πώς ταιριάζει στο κείμενο.
Το Word διαθέτει επίσης ειδικά εργαλεία για την εισαγωγή σχημάτων (για απλά διαγράμματα), το SmartArt (για πιο σύνθετα επιχειρηματικά διαγράμματα), ακόμη και γραφήματα τύπου Excel που μπορείτε να δημιουργήσετε άμεσα.
Το τελευταίο γραφικό στοιχείο στο Εισάγετε κορδέλα είναι Στιγμιότυπο οθόνης εικονίδιο: Κάντε κλικ σε αυτό και μπορείτε να προσθέσετε τυχόν τρέχοντα στιγμιότυπα οθόνης στην επιφάνεια εργασίας των Windows σας - ένα εύχρηστο εργαλείο για άτομα που θέλουν να εμφανίσουν διαδικασίες υπολογιστή.
Μπορείτε να προσθέσετε λεζάντες σε γραφικά χρησιμοποιώντας το Εισαγωγή λεζάντας λειτουργία σε αυτό βιβλιογραφικές αναφορές κορδέλα, αλλά υπάρχει ένα μειονέκτημα: Επειδή το χαρακτηριστικό αυτό προορίζεται για ακαδημαϊκές δημοσιεύσεις, εκχωρείται αυτόματα ένας αριθμός (με τη σειρά) - και είναι σχεδόν αδύνατο να τα αφαιρέσετε στον Τύπο, εκτός εάν είστε στο πεδίο του Word που θέλετε να βουτήξετε. Εάν θέλετε αριθμημένους υπότιτλους με τις εικόνες σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο κειμένου παρακάτω (ή δίπλα) την εικόνα για τη λεζάντα ή να τα βάλετε και τα δύο σε ένα πλαίσιο για να τα συγχωνεύσετε, κάτι που είναι επίσης μια περίπλοκη διαδικασία.
Κάντε προσαρμογές
Πολλά από τα εργαλεία του Word μπορούν να εφαρμοστούν γρήγορα, οπότε αν δεν σας αρέσει ο τρόπος που φαίνεται κάτι, μπορείτε εύκολα να το αλλάξετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε ροή κειμένου σε στήλες απλά επιλέγοντας όλα και κάνοντας κλικ στον αριθμό των στηλών που θέλετε στην καρτέλα Διάταξη σελίδας.
Εάν έχετε προσθέσει πολλά στοιχεία σε ένα έγγραφο και δεν συμπεριφέρονται όπως θέλετε, ίσως βρείτε βοήθεια στην ενότητα Τακτοποίηση της καρτέλας Διάταξη σελίδας. Εδώ μπορείτε να βρείτε λειτουργίες για την ευθυγράμμιση αντικειμένων και την παρουσίασή τους μπροστά ή πίσω από άλλα αντικείμενα.
Τα τελικά βήματα
Οι περισσότεροι εμπορικοί εκτυπωτές που συνεργάζονται με μικρές επιχειρήσεις θα δέχονται έγγραφα σε μορφή PDF και το Word σας επιτρέπει να αποθηκεύετε έγγραφα ως PDF. Ωστόσο, υπάρχουν διαφορετικοί τύποι αρχείων PDF, οπότε ρωτήστε εκτυπωτή εκ των προτέρων εάν μπορούν να λειτουργήσουν με τη μορφή PDF που δημιουργείται από την έκδοση του Word που χρησιμοποιείτε.
Το Word δεν μπορεί να κάνει ό, τι μπορεί να κάνει ένα πρόγραμμα δημοσίευσης υψηλής ποιότητας. Για παράδειγμα, εάν χρειάζεστε κομμένες γραμμές σε σελίδες, η Microsoft συνιστά την εξαγωγή του εγγράφου Word στο Publisher, την εφαρμογή δημοσίευσης του Office. Τα πακέτα εκδόσεων επιτραπέζιων υπολογιστών μπορούν συνήθως να εξάγονται σε όλους τους μεγάλους τύπους PDF. Τα πακέτα υψηλής ποιότητας σας επιτρέπουν επίσης να δημιουργήσετε πολλές κύριες σελίδες που μπορούν να χρησιμεύσουν ως πρότυπα για σύνθετα έγγραφα. Το Word διευκολύνει τη δημιουργία σελίδων με κεφαλίδες και υποσέλιδα, αλλά δεν είναι τόσο εύκολο να τα συνδυάσετε με άλλα στυλ σελίδων στο ίδιο έργο.
Αλλά για άτομα που θέλουν απλώς να κάνουν καθημερινά έγγραφα - φυλλάδια, φυλλάδια, βιβλία κ.ο.κ. - φαίνονται καλύτερα, το Word έχει πολλά να προσφέρει. Η καμπύλη εκμάθησης δεν είναι πολύ απότομη και αν είναι ήδη στην επιφάνεια εργασίας σας, η τιμή είναι σωστή.
Αυτό είναι ένα ελεύθερα μεταφρασμένο άρθρο από την αμερικανική αδελφή ιστοσελίδα μας PCWorld.com. Οι περιγραφόμενοι όροι, οι ενέργειες και οι ρυθμίσεις ενδέχεται να είναι συγκεκριμένες για την περιοχή.
