Το Microsoft Office είναι αναμφισβήτητα η πιο δημοφιλής σουίτα γραφείου. Ωστόσο, πολλοί χρήστες δεν το αντιμετωπίζουν πάντα αποτελεσματικά. Ωστόσο, αυτή η σουίτα διαθέτει μια σειρά από συστατικά που όχι μόνο σας επιτρέπουν να εργάζεστε πιο γρήγορα, αλλά και να κάνετε τα κομμάτια εργασίας σας πιο όμορφα και συνεπή. Συστατικά όπως θέματα, στυλ και πρότυπα στο Word και το Powerpoint, πώς ξεκινάτε με αυτά;
Συμβουλή 01: Θέμα γραφείου
Πολλοί χρήστες του Office είναι σχεδόν εξοικειωμένοι με την έννοια των θεμάτων του Office. Ωστόσο, αυτός είναι ένας ιδανικός τρόπος, ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε πολλές εφαρμογές της σουίτας γραφείου, για να προσφέρετε στα κομμάτια εργασίας σας μια συνεπή και επαγγελματική εμφάνιση, με αντίστοιχα χρώματα, γραμματοσειρές και ούτω καθεξής. Η μέθοδος εργασίας στις διάφορες εφαρμογές (από το Office 2016) είναι παρόμοια, αλλά εστιάζουμε κυρίως στο PowerPoint επειδή αυτή η εξαιρετικά προσανατολισμένη οπτικά εφαρμογή προσφέρει τις περισσότερες επιλογές.
Για να παρέχετε μια παρουσίαση με ένα (διαφορετικό) θέμα, χρειάζεστε μόνο την καρτέλα Να σχεδιάσει για να ανοίξετε και στο βέλος κάτω δεξιά Θέματα Κάνοντας κλικ θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο με περισσότερα από 40 θέματα. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη μικρογραφία ενός τέτοιου θέματος για να δείτε μια ζωντανή προεπισκόπηση. Με ένα κλικ του ποντικιού εφαρμόζετε πραγματικά το θέμα, αλλά αν είναι απαραίτητο μπορείτε να αντιστρέψετε γρήγορα αυτήν την απόφαση με Ctrl + Z.
Το θέμα του Office είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να εμφανίσετε γρήγορα την εταιρική σας ταυτότητα Συμβουλή 02: Συνδυασμός χρωμάτων
Φυσικά, γίνεται ακόμα πιο διασκεδαστικό και προσωπικό εάν σχεδιάζετε το δικό σας θέμα του Office, το οποίο, για παράδειγμα, ταιριάζει καλά με το στιλ σπιτιού του εαυτού σας, του συλλόγου ή της εταιρείας σας. Δεδομένου ότι ένα θέμα του Office περιλαμβάνει πάντα ένα συνδυασμό χρωμάτων, αυτό φαίνεται σαν ένα λογικό σημείο εκκίνησης. Όπως αναφέρθηκε, το κάνουμε εδώ στο PowerPoint. Ανοίξτε μια κενή παρουσίαση, μεταβείτε στην καρτέλα Να σχεδιάσει και κάντε κλικ στο βέλος κάτω δεξιά στην ενότητα Παραλλαγές. Εμφανίζεται ένα αναπτυσσόμενο μενού όπου διαδοχικά Χρωματιστά και Προσαρμόστε τα χρώματα - εκτός εάν το στυλ του σπιτιού σας ταιριάζει ήδη με έναν από τους τυπικούς προτεινόμενους συνδυασμούς χρωμάτων.
Ωστόσο, υποθέτουμε εδώ ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα τυπικά χρώματα της εταιρείας ή του συλλόγου σας και ότι έχετε τις τιμές RGB αυτών των χρωμάτων. Το κάνετε αυτό ως εξής. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα σε ένα από τα χρώματα θέματος και επιλέξτε Περισσότερα χρώματα. Ανοίξτε την καρτέλα Προσαρμοσμένη και συμπληρώστε Χρώμα μοντέλο RGB το ποσοστό μεριδίου των χρωμάτων το κόκκινο, Πράσινος και Μπλε σε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το χρωματικό μοντέλο εδώ HSL μπορεί να επιλεγεί, η οποία μπορεί να μεταφραστεί ως απόχρωση (απόχρωση), ένταση (κορεσμός) και φωτεινότητα (φωτεινότητα). Επιβεβαιώστε με Εντάξει, δώστε στο χρώμα σας ένα κατάλληλο όνομα και αποθηκεύστε το με το κουμπί Σώσει.
Χρώματα μοντέλα
Ας υποθέσουμε ότι έχετε τα εσωτερικά χρώματα της ένωσης ή της εταιρείας σας, αλλά ότι τα έχετε λάβει σε ένα έγχρωμο μοντέλο που δεν υποστηρίζεται από το Microsoft Office, όπως hex, cmyk ή ral. Μην ανησυχείτε, μπορείτε να το λύσετε με τη βοήθεια δωρεάν εργαλείων μετατροπής στο διαδίκτυο.
Για να μεταφέρετε hex χρώματα στο υποστηριζόμενο μοντέλο χρώματος rgb, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ιστοσελίδα. Εισάγετε εδώ τον δεκαεξαδικό κωδικό χρώματος (για παράδειγμα # B68CE0) και θα δείτε τα αντίστοιχα χρώματα RGB να εμφανίζονται, σε ένα προσαρμοσμένο χρώμα σελίδας (για παράδειγμα 182.140.224).
Για να μετατρέψετε χρώματα cmyk (κυανό, ματζέντα, κίτρινο, μαύρο) πηγαίνετε εδώ και για έναν πίνακα μετατροπής του μοντέλου ral μπορείτε να πάτε εδώ για παράδειγμα.
Και για όσους έχουν μόνο τα χρώματα της εταιρείας τους σε μια εικόνα: στο www.imagecolorpicker.com μπορείτε να δείτε την εικόνα με το κουμπί Ανεβάστε την εικόνα σας και Αποστολή εικόνας και μετά κάντε κλικ στο επιθυμητό χρώμα με το δείκτη του ποντικιού.
Συμβουλή 03: Γραμματοσειρές
Η εταιρική ταυτότητα είναι φυσικά κάτι περισσότερο από μια ωραία παλέτα χρωμάτων. Μπορούμε να φανταστούμε ότι θέλετε επίσης να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένες γραμματοσειρές. Αυτό φυσικά είναι επίσης δυνατό. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε ξανά το αναπτυσσόμενο μενού Παραλλαγές (βλ. συμβουλή 2) Πού θα φτάσετε αυτή τη φορά Προσαρμογή γραμματοσειρών / γραμματοσειρών επιλέγω. Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου όπου θα επιλέξετε την επιθυμητή γραμματοσειρά τόσο για την κεφαλίδα όσο και για το κείμενο του σώματος. Εάν δεν βρείτε αυτό που ψάχνετε ανάμεσα στις επιλεγμένες γραμματοσειρές, γνωρίζετε ότι υπάρχουν πολλές άλλες, συχνά δωρεάν, γραμματοσειρές διαθέσιμες στο διαδίκτυο, όπως στο www.dafont.com. Η εγκατάσταση μιας τέτοιας ληφθείσας γραμματοσειράς δεν είναι συνήθως πιο δύσκολη από την αποσυμπίεση του αρχείου, κάνοντας δεξί κλικ στο αρχείο .ttf ή otf και για εγκατάσταση select: θα εμφανιστεί ανάμεσα στις άλλες γραμματοσειρές σας. Σημειώστε ότι δεν είναι όλες οι γραμματοσειρές της ίδιας ποιότητας. ελέγξτε επίσης ότι δεν προστατεύεται από πνευματικά δικαιώματα.
Τέλος, δώστε τις θεματικές γραμματοσειρές ένα κατάλληλο όνομα και επιβεβαιώστε με Σώσει.
Συμβουλή 04: Ιστορικό
Μια παρουσίαση μπορεί επίσης να περιλαμβάνει ένα κατάλληλο φόντο (χρώμα). Ανοίγετε ξανά το αναπτυσσόμενο μενού στο Παραλλαγές (βλ. συμβουλή 2) όπου βρίσκεστε Στυλ φόντου / Φόντο μορφή. Το αντίστοιχο πλαίσιο εμφανίζεται στα δεξιά, στο οποίο επιλέγετε ένα κατάλληλο φόντο κάτω από την επιλογή Υλικό παραγεμίσματος, όπως και Πλήρωση ντεγκραντέ ή Γεμίστε με εικόνα ή υφή. Αυτή η τελευταία επιλογή μπορεί να είναι ενδιαφέρουσα εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη δική σας εικόνα, όπως ένα λογότυπο, ως φόντο. Κάτω από την ονομασία Εισαγωγή εικόναςαπό κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο ή Σε σύνδεση, μετά την οποία εισάγετε την επιθυμητή εικόνα. Με το ρυθμιστικό στο Διαφάνεια ελέγχετε τη διαφάνεια και εάν τοποθετείτε ένα σημάδι επιλογής στο Εικόνες το ένα δίπλα στο άλλο ως υφή είναι δυνατόν να κάνετε την εικόνα σας να εμφανίζεται ως μοτίβο (bitmap) στο παρασκήνιο. Επιβεβαιώστε τις επιλογές σας με το κουμπί Εφαρμόστε παντού.
Για λόγους πληρότητας, αναφέρουμε επίσης την επιλογή Εφέ στο αναπτυσσόμενο μενού Παραλλαγές: εδώ θα βρείτε μια συλλογή από δεκαπέντε εφέ, αλλά το νόημα αυτού μας ξεφεύγει λίγο.
Συμβουλή 05: Slide master
Εάν θέλετε να επιστρέψετε κάποιο γραφικό στοιχείο στις διαφάνειες σας, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τη λειτουργία PowerPoint «slide master». Το κάνετε ως εξής. Μεταβείτε στην καρτέλα Αγαλμα και επιλέξτε Slide Master στην ενότητα Προβολές μοντέλου. Η καρτέλα θα γίνει ορατή και στο αριστερό παράθυρο η πραγματική κύρια διαφάνεια θα εμφανίζεται τώρα στην κορυφή, με τις σχετικές διατάξεις διαφανειών παρακάτω. Τώρα μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτό το master slide όπως θέλετε: θα παρατηρήσετε ότι όλες οι προσαρμογές αντικατοπτρίζονται αμέσως στις υποκείμενες διαφάνειες που βασίζονται σε αυτό το master. Με αυτόν τον τρόπο είναι δυνατό, για παράδειγμα, να τοποθετήσετε ένα λογότυπο της εταιρείας στη γωνία όλων των διαφανειών σας. Το κάνετε μέσω Εισαγωγή / Εικόνες, μετά την οποία παίρνετε την επιθυμητή εικόνα και τοποθετείτε την σε κατάλληλο μέρος. Όταν ολοκληρώσετε τις προσαρμογές σας, επιβεβαιώστε με Κλείσιμο προβολής μοντέλου, στα δεξιά της γραμμής κουμπιών.
Περισσότερες (Αγγλικά) εξηγήσεις σχετικά με την έννοια του slide master μπορούν να βρεθούν μέσω αυτού του συνδέσμου (το slide master είναι το αγγλικό όνομα του slide master).
Συμβουλή 06: Χρησιμοποιήστε το θέμα
Τώρα έχετε ολοκληρώσει σχεδόν κάθε πιθανό μέρος του θέματος, οπότε ήρθε η ώρα να βάλετε τις τροποποιήσεις σας σε ένα μεγάλο θέμα. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το μενού Να σχεδιάσει, μετά από το οποίο κάνετε κλικ στο βέλος κάτω δεξιά στην ενότητα Θέματα κλικ. Στη συνέχεια, επιλέξτε στο κάτω μέρος Αποθηκεύστε το τρέχον θέμα. Ονομάστε το θέμα κατάλληλα και αποθηκεύστε το ως θέμα του Office με την επέκταση αρχείου .thmx χρησιμοποιώντας το κουμπί Σώσει. Η προεπιλεγμένη θέση για ένα τέτοιο θέμα είναι C: \ Users \ [όνομα λογαριασμού] \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates \ Document Themes.
Το θέμα είναι τώρα έτοιμο για χρήση. Ας το δοκιμάσουμε πρώτα στο ίδιο το PowerPoint. Ανοίξτε μια νέα κενή παρουσίαση μέσω Αρχείο / Νέο και κάντε κλικ ακριβώς κάτω από τον τίτλο Νέος επί Προσαρμοσμένη: Αν όλα πάνε καλά, το θέμα που μόλις αποθηκεύσατε θα εμφανίζεται εδώ. Κάντε κλικ στη μικρογραφία του θέματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Να κάνω για να το ανοίξετε.
Συμβουλή 07: Μεταφορά θέματος
Το έχουμε ήδη αναφέρει νωρίτερα σε αυτό το άρθρο: ένα τέτοιο θέμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί και στις άλλες εφαρμογές του Microsoft Office. Για παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε το νέο θέμα PowerPoint στο Word. Ανοίξτε ένα νέο, κενό έγγραφο στο Word. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο μενού Να σχεδιάσει και κάντε κλικ στο παρακάτω βέλος Θέματα, αριστερά στην ενότητα Μορφοποίηση εγγράφου. Στην κορυφή του αναπτυσσόμενου μενού στο Προσαρμοσμένη θα βρείτε επίσης τα δικά σας θέματα. Όταν επιλέγετε τα διάφορα μέρη της καρτέλας Να σχεδιάσει θα παρατηρήσετε αμέσως ότι η παλέτα χρωμάτων και οι γραμματοσειρές, μεταξύ άλλων, είναι προσαρμοσμένες σε αυτό το θέμα.
Λειτουργεί σχεδόν το ίδιο στο Outlook: ανοίξτε ένα νέο μήνυμα, μεταβείτε στην καρτέλα Επιλογές και επιλέξτε το επιθυμητό θέμα μέσα στην ομάδα Θέματα. Με το Excel, αυτή η ιστορία είναι παρόμοια, μόνο εσείς θα βρείτε τα θέματα στην καρτέλα εδώ Διάταξη σελίδας.
Ωστόσο, ένα τέτοιο θέμα του Office δεν μεταφέρεται μόνο σε άλλες εφαρμογές του Office, μπορείτε επίσης να το μοιραστείτε με άλλους. Το κάνετε ως εξής. Πλοηγηθείτε με την Εξερεύνηση των Windows στη διαδρομή που αναφέραμε στην άκρη 6. Το αρχείο thmx του θέματος θα είναι πλέον ορατό και το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αντιγράψετε αυτό το αρχείο και να το δώσετε στα άτομα που προορίζονται. Μόλις έχουν τοποθετήσει αυτό το αρχείο στην ίδια θέση στον υπολογιστή τους, μπορούν να αρχίσουν αμέσως να το χρησιμοποιούν.
Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε εύκολα θέματα και πρότυπα με άλλους
