Το Google Drive είναι χρήσιμο ως εξωτερικός χώρος αρχειοθέτησης ή για κοινή χρήση αρχείων. Αλλά όπως και ένας φυσικός χώρος αποθήκευσης, γίνεται γρήγορα ένα χάος. Το Google Drive μοιάζει επίσης με ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης που ξεχειλίζει; Στη συνέχεια, κάντε κάποια εργασία του οργανισμού. Με τις συμβουλές σε αυτό το άρθρο μπορείτε να καθαρίσετε το Google Drive σας, ώστε να έχετε μια επισκόπηση.
Προβολή λίστας
Αποφασίζετε πώς θα λαμβάνετε φακέλους και αρχεία στο Google Drive στην οθόνη: σε προβολή λίστας ή πλέγματος. Αν πάτε για την προβολή λίστας, μπορείτε να ορίσετε το διάστιχο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο γρανάζι όπου αλλάζετε τη ρύθμιση Πυκνότητα ευρήματα. Σε αυτό το αναπτυσσόμενο μενού ορίζετε την πυκνότητα των γραμμών λίστας Συμπαγής, Ευρύχωρος ή Πολύ ευρύχωρο.
Πολλοί χρήστες εστιάζουν στο κέντρο της οθόνης όταν θέλουν να οργανώσουν αρχεία στο Google Drive. Καλύτερα να ακολουθήσετε την αριστερή γραμμή πλοήγησης για να οργανώσετε τους φακέλους σας και να διατηρήσετε το κέντρο της οθόνης για να δείτε τα περιεχόμενα του επιλεγμένου φακέλου.
Οργανώνω
Έχετε πολλά έγγραφα στο Google Drive που δεν είναι τακτοποιημένα σε φακέλους; Τότε ξέρετε ότι κάτι δεν πάει καλά. Με αυτόν τον τρόπο δυσκολεύεστε τους άλλους - ειδικά σε έναν οργανισμό. Επομένως, συνεργαστείτε με υποφακέλους. που βοηθά στη διαίρεση των αρχείων σας σε μικρότερες συγκεκριμένες ομάδες. Χρησιμοποιείτε πάντα μια σημαντική και μοναδική ονομασία που είναι σύντομη και γλυκιά για να αποφύγετε τη σύγχυση. Και να είστε συνεπείς με τον τρόπο που ονομάζετε φακέλους και αρχεία.
Εάν μπορείτε να ξεκινήσετε έναν φάκελο με αριθμό ή αριθμό, μην χάσετε την ευκαιρία. Αυτό θα οργανώσει αυτόματα τους φακέλους σας οπτικά. Να είστε προσεκτικοί με κενά και σημεία στίξης. Επομένως, μην χρησιμοποιείτε φωτογραφίες από το 2019 αλλά 2019_Fotos. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν φάκελο για μη ταξινομημένα αρχεία, αλλά αποφύγετε τον όσο το δυνατόν περισσότερο. Ένας τέτοιος φάκελος Allerlei γίνεται γρήγορα το επόμενο άχρηστο ντουλάπι.
Χρωματιστά
Στο Google Drive, όλοι οι φάκελοι εμφανίζονται με γκρι από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να προσθέσετε 24 χρώματα στους φακέλους σας. Κάντε δεξί κλικ σε ένα φάκελο στην πλευρική γραμμή ή στο κύριο παράθυρο και χρησιμοποιήστε την εντολή Αλλαξε χρώμα. Στη συνέχεια, επιλέξτε το επιθυμητό χρώμα. Δεδομένου ότι τα ονόματα των φακέλων αναφέρονται στο περιεχόμενο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα χρώματα για άλλη διάσταση. Για παράδειγμα, μπορείτε να αφήσετε φακέλους ή υποφακέλους που περιέχουν εργασίες που έχετε πλέον τελειώσει με γκρι χρώμα. Ωστόσο, οι φάκελοι στους οποίους εργάζεστε μπορεί να είναι πράσινοι, για παράδειγμα. Εάν, στη συνέχεια, θέλετε να αποκτήσετε γρήγορη πρόσβαση στις τρέχουσες υποθέσεις σας, επιλέξτε τους πράσινους φακέλους.
Εάν εργάζεστε με κοινόχρηστους φακέλους που προορίζονται για διαφορετικές ομάδες, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κίτρινο φάκελο για ομάδα κίτρινο και έναν κόκκινο φάκελο για ομάδα κόκκινο. Ή δίνετε ένα χρώμα στους φακέλους λήψης ή στους προσωπικούς σας φακέλους. Ίσως είναι λογικό κάθε έργο να έχει διαφορετικό χρώμα;
Με αστέρι
Επάνω αριστερά, το Google Drive υποδεικνύει τις κατηγορίες: Το Drive μου, Σε κοινή χρήση με εμένα, το Πρόσφατο και το αστέρι. Αστέρι που χρησιμοποιούνται συχνά έγγραφα. Αυτό το κάνετε κάνοντας δεξί κλικ σε ένα έγγραφο. Ένα τέτοιο αστέρι σας εξοικονομεί περισσότερη εργασία αναζήτησης.
Επιπλέον, τα αστέρια είναι χρήσιμα για να υποδείξουν ποια έγγραφα πρέπει να ολοκληρώσετε. Αφαιρέστε το αστέρι όταν ολοκληρωθεί η εργασία. Εάν το ξεχάσετε, ακόμη και η λίστα αρχείων με αστέρια μπορεί να γεμίσει γρήγορα.
Απελευθερώστε το Google Drive ευρύχωρο
Η Google ήταν ένας από τους πρωτοπόρους μεταξύ των υπηρεσιών αποθήκευσης cloud που διέσχισαν το όριο των 10 GB δωρεάν αποθηκευτικού χώρου. Τώρα κάθε χρήστης έχει 15 GB δωρεάν αποθηκευτικού χώρου. Αυτό ακούγεται υπέροχο, αλλά όποιος ανεβάζει μεγάλα αρχεία βίντεο, πολλές φωτογραφίες υψηλής ανάλυσης και ογκώδη αρχεία PDF θα διαπιστώσει ότι αυτό το όριο είναι επίσης πεπερασμένο. Η Google έχει επίσης τον δικό της τρόπο υπολογισμού της χωρητικότητας αποθήκευσης. Αυτό το όριο 15 GB δεν ισχύει μόνο για όλα τα στοιχεία του Drive σας, αλλά και για όλα τα μηνύματα και τα συνημμένα σας στο Gmail.
Όλος ο λόγος για να καθαρίζετε τακτικά τα γραμματοκιβώτια σας και να αφαιρείτε μεγάλα συνημμένα. Μπορείτε να δείτε τις λεπτομέρειες του χώρου αποθήκευσής σας στον ιστότοπο αποθήκευσης του Google Drive. Ωστόσο, τα έγγραφα που δημιουργείτε με τα Έγγραφα Google, τις Παρουσιάσεις και τα Φύλλα δεν υπολογίζονται στον αποθηκευτικό χώρο σας στο Google Drive. Έτσι διατηρείτε το Google Drive σας λεπτό, δουλεύοντας στην εγγενή μορφή της Google.
Ο τρόπος που χρησιμοποιείτε το Google Photos είναι επίσης σημαντικός για να παραμείνετε εντός των ορίων των 15 GB. Εάν χρησιμοποιείτε το Google Photos, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις φωτογραφίες μέσω των ρυθμίσεων Υψηλή ποιότητα (2048 x 2048 pixels) αντί για Origineeμεγάλο. Αυτό σας επιτρέπει να αποθηκεύετε απεριόριστες φωτογραφίες. Το ίδιο ισχύει και για τα βίντεο, εάν επιτρέψετε στο Google να τα συμπιέσει στα 1080p (full hd).
Όταν έχετε μια επισκόπηση του διαθέσιμου χώρου και των δεδομένων που έχετε αποθηκεύσει, μπορείτε να ξεκινήσετε τον καθαρισμό. Επιλέξτε την ενότητα Ο δίσκος μου και μεταβείτε σε προβολή λίστας. Κάτω αριστερά μπορείτε να δείτε πόσος αποθηκευτικός χώρος χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή. Δεδομένου ότι η Google δεν μετρά τα αρχεία που μοιράζονται άλλοι μαζί σας με το όριό σας, είναι καλύτερο να ρωτήσετε ποια αρχεία είναι πραγματικά τα δικά σας. Επομένως, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αναζήτησης και κάντε κλικ στο πλαίσιο αναζήτησης στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω, ώστε να δείτε το πλαίσιο Ιδιοκτήτης η επιλογή Ανήκει σε μένα μπορεί να επιλέξει. Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Αναζήτηση και θα λάβετε μια λίστα με προσαρμοσμένα αρχεία. Διαγράψτε τα έγγραφα που δεν χρειάζεστε πλέον.
Εφόσον βρίσκεστε πλέον σε λειτουργία οργάνωσης, απορρίπτετε αμέσως τα πράγματα που δεν χρησιμοποιείτε πλέον. Όταν διαγράφετε ένα αρχείο από το Google Drive, μετακινείται στον κάδο απορριμμάτων. Όλα τα αρχεία στον κάδο απορριμμάτων μπορούν να παραμείνουν εκεί και να καταλάβουν χώρο αποθήκευσης έως ότου αδειάσετε τον κάδο.
Εάν το έγγραφο που διαγράφετε είναι ένα αρχείο που μοιράζεται κάποιος άλλος μαζί σας, το αρχείο θα διαγραφεί μόνο από εσάς. Εάν αφορά ένα έγγραφο που κοινοποιείτε σε άλλους, αυτοί οι άλλοι θα χάσουν επίσης την πρόσβαση στο έγγραφο εάν το διαγράψετε από εσάς. Το Drive δεν εμφανίζει μήνυμα επιβεβαίωσης όταν διαγράφετε αρχεία, αλλά θα σας δοθεί η ευκαιρία να αναιρέσετε τη διαγραφή με το κουμπί Ξεκάνω.
Αντιγράψτε κοινόχρηστα έγγραφα
Δείτε την κατηγορία Μοιράστηκε μαζί μου. Εδώ μπορεί επίσης να είναι ένα χάος αρχείων και φακέλων. Μπορείτε να μετακινήσετε ένα τέτοιο κοινόχρηστο αρχείο σε οποιονδήποτε φάκελο στο Google Drive. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε την εντολή μέσω του δεξιού κουμπιού του ποντικιού Μετακομίζω κάπου. Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι ένα τέτοιο κοινόχρηστο αρχείο παραμένει πάντα ιδιοκτησία του αρχικού κατόχου. Αυτός ή αυτή μπορεί πάντα να το διαγράψει και τότε θα εξαφανιστεί και από εσάς. Εάν αφορά ένα αρχείο που πραγματικά δεν θέλετε να χάσετε, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο αυτού του αρχείου για λόγους ασφαλείας.
Ένα τέτοιο αντίγραφο δεν σχετίζεται πλέον με τον χρήστη που το κοινοποίησε αρχικά. Έτσι, το νέο αντίγραφο είναι δικό σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στο κοινόχρηστο αρχείο και επιλέξτε την εντολή Κάνε ένα αντίγραφο. Αυτό το αντίγραφο θα εμφανίζεται στο Drive μου και όχι στην κατηγορία Κοινόχρηστο με εμένα.
Μετατροπή αρχείων PDF
Έχετε πολλά αρχεία PDF στο Google Drive; Όσον αφορά τα ογκώδη αρχεία, μπορείτε να εξοικονομήσετε χώρο μετατρέποντάς τα σε μορφή Εγγράφων Google. Εξάλλου, γνωρίζετε ότι αυτά δεν περιλαμβάνονται στον υπολογισμό του αποθηκευμένου χώρου αποθήκευσης. Εκτελείτε αυτήν τη μετατροπή κάνοντας δεξί κλικ στο αρχείο, μετά την οποία εκτελείτε την εντολή Ανοιγμα με επιλέξτε, ακολουθούμενο από Έγγραφα Google. Το αποτέλεσμα είναι ένα Έγγραφο Google με το ίδιο ακριβώς όνομα με το αρχείο PDF.
Στη συνέχεια, μπορείτε να διαγράψετε το αρχείο PDF. Μην ξεχάσετε να αδειάσετε τα σκουπίδια. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε στις ρυθμίσεις του Google Drive για να μετατρέψετε όλα τα μεταφορτωμένα αρχεία σε μορφή Εγγράφων Google από προεπιλογή.
Συμβολικοί σύνδεσμοι
Τέλος, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να διατηρήσετε διαφορετικά αντίγραφα του ίδιου αρχείου σε διαφορετικούς φακέλους στο Google Drive. Για παράδειγμα, έχετε μοιραστεί πολλούς φακέλους με άλλα άτομα και ορισμένα έγγραφα προορίζονται για όλες τις ομάδες. Θέλετε όταν κάποιος αλλάξει κάτι σε ένα αντίγραφο αυτού του αρχείου, αυτές οι αλλαγές αντικατοπτρίζονται αμέσως σε όλα τα αντίγραφα. Αυτό λειτουργεί με έναν συμβολικό σύνδεσμο. Κάνετε πραγματικά ένα ψευδώνυμο αυτού του αρχείου.
Επιλέξτε το αρχείο στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν συμβολικό σύνδεσμο και χρησιμοποιήστε τον συνδυασμό πλήκτρων Shift + Z. Αυτό θα εμφανίσει ένα μίνι μενού στο οποίο θα υποδείξετε σε ποιον φάκελο θα πρέπει να τοποθετηθεί ο συμβολικός σύνδεσμος. Η συντόμευση Shift + Z λειτουργεί σε Windows και macOS. Μπορείτε να εφαρμόσετε τη συντόμευση σε αρχεία και φακέλους. Όταν διαγράφετε το κύριο αρχείο, οι συμβολικοί σύνδεσμοι θα εξαφανιστούν επίσης.
