Πως να

10 χρήσιμες συμβουλές και κόλπα για το Excel

Στο Microsoft Excel μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας, να διατηρήσετε τους λογαριασμούς σας και φυσικά να κάνετε κάθε είδους άλλους υπολογισμούς. Τα βασικά του Excel δεν είναι καθόλου περίπλοκα. Με αυτές τις δέκα εύχρηστες συμβουλές για το Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κλασικό πρόγραμμα ακόμα πιο εύκολα και γρήγορα.

Συμβουλή 01: Επιλέξτε όλα

Ξεκινάμε με ένα αρκετά απλό κόλπο, αλλά ένα πολύ χρήσιμο. Εάν θέλετε να επιλέξετε τα πάντα σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + A. Το πρόβλημα με αυτόν τον συνδυασμό πλήκτρων είναι ότι στο Excel δεν επιλέγει πάντα όλα τα δεδομένα από το φύλλο εργασίας σας. Εάν έχετε μια σειρά δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο σας ακολουθούμενη από μια κενή στήλη και πατήσετε Ctrl + A, τότε συχνά επιλέγεται μόνο το μπλοκ με τα δεδομένα στα οποία βρίσκεται ο δείκτης του ποντικιού. Πατήστε Ctrl + A ξανά και έχετε όλα τα δεδομένα. Και αν είστε λίγο αδέξιος (και έχουμε εμπειρία με αυτό) και πατάτε το Α πάρα πολύ συχνά (ή κατά λάθος σε άλλο πλήκτρο), τότε όλα θα αντικατασταθούν από αυτό το γράμμα A. Ευτυχώς, αυτό μπορεί να αποκατασταθεί ξανά με. η λειτουργία Ξεκάνω. Αυτό συμβαίνει συχνά σε εσάς τώρα και θέλετε διαφορετικό τρόπο επιλογής όλων των δεδομένων από το φύλλο εργασίας σας; Στη συνέχεια, κάντε κλικ πάνω αριστερά στη διασταύρωση πάνω από τη γραμμή 1 και στα αριστερά του κελιού Α στο τρίγωνο και όλα έχουν επιλεγεί.

Συμβουλή 02: Προσθήκη πολλαπλών σειρών

Η προσθήκη γραμμής ή στήλης στο Excel είναι αρκετά εύκολη. Μπορείτε να μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα στην κορδέλα κάτω από την επικεφαλίδα Κελιά κάντε κλικ στο Εισάγετεκαι επιλέξτε αυτό Σειρές φύλλων ή Στήλες φύλλων. Μια άλλη επιλογή είναι το δεξί κλικ σε ένα κελί και στη συνέχεια επιλέξτε Εισάγετε / Ολόκληρη σειρά ή Ολόκληρη η στήλη. Εάν επιλέξετε μια σειρά, θα προστεθεί πάνω από τη γραμμή στην οποία βρίσκεται ο δρομέας του ποντικιού σας, εάν επιλέξετε μια στήλη, θα προστεθεί στα αριστερά της στήλης στην οποία τοποθετείται ο δρομέας του ποντικιού σας. Δεν θέλετε να εισαγάγετε μόνο μία σειρά, αλλά περίπου είκοσι; Τότε αυτό είναι φυσικά δυσκίνητο. Ευτυχώς, η Microsoft το έχει σκεφτεί αυτό. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να προσθέσετε είκοσι σειρές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε έναν αριθμό σειράς στα αριστερά και σύρετε το ποντίκι προς τα κάτω μέχρι να επιλέξετε είκοσι σειρές. Κάντε δεξί κλικ σε αυτήν την επιλογή και επιλέξτε Εισάγετε. Το Excel τώρα καταλαβαίνει αυτόματα ότι θέλετε να προσθέσετε σειρές και προσθέτει ακριβώς όσες σειρές έχετε επιλέξει. Φυσικά λειτουργεί επίσης με στήλες με αυτόν τον τρόπο.

Το Excel μπορεί εύκολα να ευθυγραμμίσει διαφορετικές φόρμες συμβολής χρησιμοποιώντας το Flash Fill

Συμβουλή 03: Συμπλήρωση Flash

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα έγγραφο γεμάτο ονόματα και διευθύνσεις, αλλά κάθε τιμή γράφεται εντελώς διαφορετικά. Το ένα όνομα έχει κεφαλαίο γράμμα, το άλλο όχι. Ο ένας ταχυδρομικός κώδικας έχει κενό μεταξύ των αριθμών και των γραμμάτων, αλλά ο άλλος έχει όλα κολλημένα μεταξύ τους. Φυσικά μπορείτε να επιλέξετε να αφήσετε τα πάντα ως έχουν ή να τα προσαρμόσετε χειροκίνητα. Τι γίνεται όμως αν σας πούμε ότι μπορεί επίσης να είναι πολύ πιο εύκολο; Το Excel μπορεί εύκολα να διορθώσει πολλά πράγματα για εσάς με τη λειτουργία Flash Fill. Τώρα πάρτε τις σειρές με τα πρώτα ονόματα, υποθέτοντας ότι τα ονόματα και τα επώνυμα βρίσκονται σε ξεχωριστή στήλη. Επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη με τα πρώτα ονόματα, δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας στο Excel και επικολλήστε αυτήν τη στήλη σε αυτό το φύλλο εργασίας. Τώρα πληκτρολογήστε τη στήλη ακριβώς δίπλα στα τρία πρώτα ονόματα με τον τρόπο που πρέπει να γραφτούν (δηλαδή με το αρχικό κεφαλαίο γράμμα). Κατά την πληκτρολόγηση, το Excel ήδη δείχνει ότι μπορεί να διορθώσει την υπόλοιπη στήλη. Εάν πατήσετε Enter κατά τη διάρκεια αυτής της προεπισκόπησης, θα εκτελεστεί αμέσως σε ολόκληρη τη στήλη. Εάν θέλετε να ξεκινήσετε μόνοι σας τη δράση αργότερα, μπορείτε να το κάνετε με το Ctrl + E.

Αριθμομηχανή

Παρόλο που το Excel είναι πολύ καλό στον υπολογισμό των πραγμάτων, μερικές φορές μπορεί να είναι πιο γρήγορο και πιο ευχάριστο να υπολογίζετε κάτι στον Αριθμομηχανή των Windows (και στη συνέχεια να κάνετε κάτι με αυτήν την τιμή στο Excel). Για παράδειγμα, εάν δεν θέλετε να αλλάξετε κατά λάθος το τρέχον φύλλο εργασίας σας. Ορισμένα πληκτρολόγια έχουν συντόμευση πληκτρολογίου που επικαλείται την Αριθμομηχανή των Windows, αλλά όχι όλα τα πληκτρολόγια. Γνωρίζατε ότι μπορείτε εύκολα να προσθέσετε μια συντόμευση στην αριθμομηχανή στο Excel; Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στα εικονίδια Αποθήκευση, Αναίρεση και Επανάληψη στο επάνω μέρος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερες εργασίες στο μενού που επεκτείνεται. Τώρα ορίστε την επιλογή Αριθμομηχανή στο αριστερό παράθυρο (αν δεν το βλέπετε, επιλέξτε πρώτα Όλες οι εργασίες) και προσθέστε το στο δεξιό τμήμα του παραθύρου. Η αριθμομηχανή προστίθεται τώρα ως εικονίδιο στη Γρήγορη εκκίνηση. Αυτό φυσικά δεν προορίζεται μόνο για την αριθμομηχανή, μπορείτε καταρχήν να προσθέσετε όλες τις λειτουργίες που υπάρχουν στο Excel.

Συμβουλή 04: Πάγωμα σειράς / στήλης

Όταν εργάζεστε με μια μικρή ποσότητα δεδομένων στο Excel, είναι πολύ εύκολο να δείτε σε ποια στήλη ή σειρά εργάζεστε. Συνήθως, στα πάνω και αριστερά κελιά ενός φύλλου εργασίας, θα έχετε τα δεδομένα σε αυτήν τη σειρά / στήλη. Αλλά όταν πρόκειται για τόσα δεδομένα που πρέπει να κάνετε κύλιση για να δείτε τα πάντα, είναι αρκετά ενοχλητικό όταν δεν μπορείτε πλέον να δείτε σε ποια σειρά ή στήλη ανήκει ένα συγκεκριμένο κελί. Μπορείτε να το λύσετε εύκολα κλειδώνοντας μια σειρά ή μια στήλη. Όταν το κάνετε αυτό, η εν λόγω σειρά ή στήλη δεν θα μετακινηθεί κατά την κύλιση στο έγγραφο, ώστε να μπορείτε πάντα να βλέπετε πού ανήκει ένα συγκεκριμένο κελί. Η λειτουργία είναι πολύ απλή, αλλά μερικές φορές προκαλεί σύγχυση επειδή μερικές φορές το μισό του υπολογιστικού φύλλου αποκλείεται ξαφνικά. Έχει να κάνει με το πού τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού. Εάν θέλετε να παγώσετε την πρώτη σειρά και την πρώτη στήλη, κάντε κλικ στο κελί B2. Όταν κάνετε τώρα κλικ στην κορδέλα Αγαλμα και μετά Τίτλοι Block / Block, τότε όλα πάνω από τη σειρά 2 και όλα αριστερά από το κελί B (δηλ. η σειρά 1 και η στήλη Α σε αυτήν την περίπτωση) είναι κλειδωμένα. Χαλαρώνετε μέσω Αποκλεισμός / ξεκλείδωμα τίτλου.

Συμβουλή 05: Προσθέστε εξαιρετικά γρήγορα

Μπορείτε να κάνετε τους πιο περίπλοκους υπολογισμούς με το Excel, αλλά μερικές φορές απλώς θέλετε να μάθετε το άθροισμα ορισμένων τιμών στο υπολογιστικό φύλλο σας. Θεωρητικά, μπορείτε φυσικά να δημιουργήσετε μια τακτοποιημένη φόρμουλα για αυτό, αλλά επειδή είναι μια τόσο συχνά χρησιμοποιούμενη συνάρτηση, το Excel το έκανε πολύ πιο εύκολο. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε για να προσθέσετε ένα εύρος τιμών στο υπολογιστικό φύλλο σας είναι να κάνετε κλικ στο κελί παρακάτω ή δίπλα στο εύρος τιμών που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, πατήστε Alt + =. Η συνάρτηση SUM εφαρμόζεται τώρα αυτόματα στο εύρος τιμών και το αποτέλεσμα εμφανίζεται στο ενεργό κελί. Εάν δεν έχετε συντομεύσεις πληκτρολογίου, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Αυτόματο άθροισμα στην καρτέλα Αρχή κάτω από τον τίτλο επεξεργασία. Εάν κάνετε κλικ στο βέλος ακριβώς δίπλα στο AutoSum, θα βρείτε πολλές άλλες γρήγορες λειτουργίες εκεί. Για παράδειγμα, για τον υπολογισμό του μέσου όρου μιας σειράς τιμών ή για να υποδείξετε πόσους αριθμούς η σειρά περιέχει δεδομένα (αντί να προσθέσετε αυτές τις τιμές μαζί).

Οι τίτλοι σας καταλαμβάνουν πολύ χώρο; Τότε απλά αλλάζετε την κατεύθυνση ανάγνωσης, σωστά;