Αναμφίβολα θα υπάρξουν μέρες κατά τις οποίες δεν στέλνετε τετρακόσια γράμματα, τα οποία πρέπει να διαθέτουν προσωπικά χαιρετισμό και άλλα προσωπικά στοιχεία. Γι 'αυτόν ακριβώς τον λόγο υπάρχει μια καλή πιθανότητα να μην είστε εξοικειωμένοι με τη λειτουργία των λιστών αλληλογραφίας στο Word και ότι ξοδεύετε ώρες για κάτι που είναι δυνατό σε λίγα λεπτά (και είναι επίσης λιγότερο επιρρεπές σε λάθη). Σας βοηθάμε να εξοικονομήσετε χρόνο.
1 Τι είναι οι λίστες αλληλογραφίας;
Οι λίστες αλληλογραφίας είναι μια λειτουργία στο Word που σας επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα, για παράδειγμα, από ένα έγγραφο του Excel. Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα έγγραφο Excel που περιέχει τα δεδομένα 25 ατόμων, το Word θα χρησιμοποιήσει τη λειτουργία αλληλογραφίας για την παραγωγή 25 εγγράφων που περιέχουν αυτά τα δεδομένα. Συμπληρώνετε το υπόλοιπο έγγραφο με τυπικές πληροφορίες που είναι ίδιες για κάθε έγγραφο και κάθε γράμμα. Έτσι μπορείτε να δημιουργήσετε προσωπικά γράμματα πολύ γρήγορα, ενώ πρέπει να κάνετε τη δουλειά μόνο μία φορά. Διαβάστε επίσης: Ένας πραγματικός ειδικός του Word σε 12 βήματα.
2 Σκεφτείτε για μια στιγμή
Ακούγεται λίγο αδέξια, αλλά η παύση είναι ένα από τα πιο χρήσιμα βήματα σε αυτό το εργαστήριο. Τίποτα δεν είναι πιο ενοχλητικό από το να έχετε τα πάντα σε κανάτες και στάμνες και στη συνέχεια να ανακαλύπτετε ότι πρέπει να προσαρμόσετε το έγγραφο του Excel επειδή έχετε ξεχάσει κάτι. Σκεφτείτε τι θέλετε στο έγγραφο του Word. Ως παράδειγμα, στέλνουμε μια πρόσκληση σε έναν γάμο. Πρώτον, χρειαζόμαστε στοιχεία ονόματος και διεύθυνσης για τη διεύθυνση και τον προσωπικό χαιρετισμό, αλλά θα θέλαμε επίσης να εκχωρήσουμε αριθμούς τραπεζιού για δείπνο. Υπάρχουν 200 επισκέπτες, οπότε μπορείτε να φανταστείτε ότι θα ήταν τεράστια δουλειά χειροκίνητα. Αυτό είναι εύκολο με μια λίστα αλληλογραφίας.
3 Δημιουργία εγγράφου Word
Τώρα που έχετε μια βασική ιδέα για το τι θέλετε να βάλετε στο έγγραφό σας (στην περίπτωσή μας ένα γράμμα), είναι καιρός να το επεξεργαστείτε. Ξεκινήστε το Word και δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο, μέσω Αρχείο / Νέο / Κενό έγγραφο. Μπορείτε επίσης απλά να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο, το οποίο δεν θα επηρεάσει το τελικό αποτέλεσμα. Στη συνέχεια, δημιουργήστε το έγγραφο ή γράψτε το γράμμα που τελικά θέλετε να στείλετε. Συμπληρώστε αυτήν την επιστολή, συμπεριλαμβανομένου του χαιρετισμού, διεύθυνση πάνω δεξιά (εάν υπάρχει) και στην περίπτωσή μας: κατανομή των αριθμών πίνακα. Δημιουργήστε τα δεδομένα που θέλετε να συμπληρώσετε αυτόματα με έντονη γραφή για μια στιγμή, τότε δεν θα τα ξεχάσετε αργότερα. Συμπληρώνοντας την επιστολή, έχετε μια συγκεκριμένη επισκόπηση του εάν έχετε ξεχάσει κάτι. Ελέγξτε το έγγραφο και, εάν είναι απαραίτητο, ελέγξτε το από άλλα ενδιαφερόμενα μέρη (ο συνεργάτης σας, ο συνάδελφός σας κ.λπ.) για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε ξεχάσει τίποτα. Αποθηκεύστε το έγγραφο.
4 Δημιουργία εγγράφου Excel
Στη συνέχεια, δημιουργείτε το έγγραφο του Excel. Φυσικά, θα σας εξοικονομήσει χρόνο εάν έχετε ήδη όλα τα ονόματα και τις διευθύνσεις στο Excel, έτσι ώστε να πρέπει να προσθέσετε μόνο τα στοιχεία που λείπουν. κάντε κλικ στο Αρχείο / Νέο / Κενό βιβλίο εργασίας για να δημιουργήσετε το νέο έγγραφο. Τα πρότυπα δεν είναι επιθυμητά σε αυτήν την περίπτωση, θα προκαλέσει σύγχυση, θα το κρατήσει όσο το δυνατόν πιο απλό και απλό. Αυτό που είναι σημαντικό να γνωρίζετε είναι ότι οι στήλες στο Excel χρησιμεύουν ως θέματα (π.χ. όνομα, διεύθυνση, αριθμός πίνακα και ούτω καθεξής) και οι σειρές χρησιμεύουν ως σύνοψη όλων αυτών των δεδομένων, δηλαδή, στην περίπτωσή μας, κάθε σειρά είναι διαφορετική πρόσωπο.
5 Συμπληρώστε το έγγραφο excel
Τώρα μπορείτε να συμπληρώσετε το έγγραφο του Excel. Στην περίπτωσή μας, τοποθετούμε τις ακόλουθες επικεφαλίδες στην πρώτη γραμμή του εγγράφου: Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση, Ταχυδρομικός κώδικας, Αριθμός πόλης και πίνακα. Μόλις το κάνετε αυτό, αποκλείστε την επάνω σειρά στο έγγραφο κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αγαλμα στην κορδέλα και μετά Αποκλεισμός / Αποκλεισμός επάνω σειράς. Αυτό είναι βολικό? Για παράδειγμα, για μεγάλα έγγραφα μπορείτε να δείτε σε ποια στήλη εργάζεστε ξανά όταν κάνετε κύλιση προς τα κάτω. Στη συνέχεια, συμπληρώνετε περαιτέρω το έγγραφο: έτσι σε κάθε γραμμή όλων των πληροφοριών που συνοδεύουν τις επικεφαλίδες (στην περίπτωσή μας, όνομα, επώνυμο κ.λπ.). Εάν θέλετε να στείλετε τα έγγραφα μέσω e-mail, χρειάζεστε επίσης μια επικεφαλίδα διεύθυνσης e-mail.
Δώστε προσοχή στα σωστά χαρακτηριστικά των κυττάρων
Εάν χρησιμοποιείτε μόνο κείμενο στο έγγραφο του Excel με το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έγγραφα στο Word, τότε δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τις ιδιότητες του κελιού. Αλλά αν θέλετε επίσης να αναφέρετε, για παράδειγμα, ποσά στο τελικό έγγραφο, τότε οι ιδιότητες του κελιού είναι σημαντικές. Με τις ιδιότητες κελιού, ενημερώνετε το Excel για το περιεχόμενο του κελιού. Επειδή μπορεί να είμαστε σε θέση να δούμε εύκολα τη διαφορά μεταξύ ενός ποσού, μιας ημερομηνίας ή ενός αριθμού σπιτιού, το Excel δεν μπορεί. Για να πείτε στο Excel ποια είναι ακριβώς τα περιεχόμενα ενός κελιού, κάντε δεξί κλικ στο κελί και επιλέξτε Ιδιότητες κυττάρου. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, στα αριστερά μπορείτε να επιλέξετε το είδος του περιεχομένου που περιέχει το κελί και στα δεξιά μπορείτε να το διαμορφώσετε περαιτέρω (για παράδειγμα καθορίζοντας πόσους αριθμούς θα πρέπει να εμφανίζονται μετά το δεκαδικό σημείο).
6 Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας
Το έγγραφο του Word σας είναι υπό κατασκευή και όλες οι διευθύνσεις και άλλες πληροφορίες έχουν εισαχθεί στο έγγραφο του Excel. Το Word μπορεί να κάνει πολλά με τις πληροφορίες από το Excel, αλλά τότε το πρόγραμμα πρέπει φυσικά να γνωρίζει πρώτα ποιο έγγραφο αφορά και τι ακριβώς πρέπει να κάνει με αυτό. Μπορείτε εύκολα να κάνετε αυτόν τον σύνδεσμο με τον οδηγό στο Word. Βεβαιωθείτε ότι έχετε το έγγραφο στο Word στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα ανοιχτά και κάντε κλικ Αποστολή αλληλογραφίας / Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας / Βήμα προς βήμα Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας.
7 Επιλέξτε έγγραφο Excel
Τώρα είναι καιρός να κάνετε τις σημαντικές επιλογές. Δεν χρειάζεται να επιλέξετε τίποτα στο πρώτο βήμα, καθώς έχουμε ήδη δημιουργήσει ένα έγγραφο. κάντε κλικ στο Επόμενο και αφήστε την επιλογή Χρησιμοποιήστε το τρέχον έγγραφο επιλεγμένο. Κάντε κλικ ξανά Επόμενο. Αφήστε την επιλογή Χρησιμοποιώντας μια υπάρχουσα λίστα επιλεγμένο και κάντε κλικ Φύλλα. Τώρα μεταβείτε στο αρχείο διευθύνσεων που έχετε δημιουργήσει και κάντε κλικ στο Για να ανοίξω και συνεχίζει Εντάξει στο παράθυρο που εμφανίζεται. Τώρα θα δείτε τις διευθύνσεις από το έγγραφο του Excel, όπου η πρώτη γραμμή (με το όνομα περιγραφής, διεύθυνση κ.λπ.) χρησιμοποιείται ως κεφαλίδα. κάντε κλικ στο Επόμενο.
