Πολλές εταιρείες συνεργάζονται με τη Microsoft: ένα έγγραφο του Word για αυτό το άρθρο στο intranet, κάνουν αυτήν την παρουσίαση στο PowerPoint και στέλνουν η μία στην άλλη ένα μήνυμα μέσω Skype. Ενώ πολλές εταιρείες χρησιμοποιούσαν το Slack ή το Trello εκτός από τη δουλειά τους, το Microsoft Teams χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο. Αυτό συνεπάγεται και τι σας ωφελεί όταν συνεργάζεστε με τους συναδέλφους σας.
Το Microsoft Teams είναι η απάντηση της Microsoft στην απομακρυσμένη εργασία. Εν ολίγοις, είναι ένα είδος εικονικής αίθουσας συσκέψεων όπου οι συνάδελφοι μπορούν να συμβουλευτούν, να κάνουν βιντεοκλήσεις και άλλα. Μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες, ώστε να μπορείτε, για παράδειγμα, να συμβουλευτείτε ολόκληρο το λογιστικό τμήμα ή μόνο με την ομάδα που ασχολείται με την πληρωμή των μισθών. Ένα Excel με όλους τους υπαλλήλους και τους μισθούς μοιράζεται εύκολα μέσω του Microsoft Teams, πράγμα που σημαίνει ότι οι άνθρωποι λαμβάνουν λιγότερα email στο γραμματοκιβώτιό τους και αφιερώνεται λιγότερος χρόνος σε όλους τους άγραφους κανόνες που σχετίζονται με την αλληλογραφία μέσω email.
Microsoft Teams: κάτι περισσότερο από ένα πρόγραμμα συνομιλίας
Το Microsoft Teams δεν είναι ένα "πρόγραμμα συνομιλίας" όπου μπορείτε να στείλετε έγγραφα: είναι ένα εργαλείο συνεργασίας. Τα έγγραφα της Microsoft μπορούν να ανοίξουν στο πρόγραμμα περιήγησης όπως τα έγγραφα της Google και μπορούν να επεξεργαστούν σε πραγματικό χρόνο από όλα τα άτομα με τα οποία γίνεται κοινή χρήση του εγγράφου (και που έχουν δικαιώματα επεξεργασίας). Αυτό σημαίνει ότι τα αρχεία και οι εκδόσεις δεν χρειάζεται να αποστέλλονται συνεχώς μπρος-πίσω, γιατί όλοι έχουν πάντα την πιο πρόσφατη έκδοση. Αυτό με τη σειρά του σώζει ερωτήσεις σχετικά με τις εκδόσεις και την ευθύνη που πρέπει να φέρει κάποιος για να παρακολουθεί όλες αυτές τις εκδόσεις και να τις στέλνει.
Επομένως, διεγείρει σε μεγάλο βαθμό την εργασία από το σπίτι και εξουδετερώνει το σχηματισμό σιλό. Σε τελική ανάλυση, υπάρχει περισσότερη συνεργασία, επειδή είναι πιο εύκολο να συνεργαστείτε με πολλά άτομα ταυτόχρονα σε ένα έγγραφο. Είναι εύκολο να εργαστείτε από το σπίτι, επειδή μπορείτε να βάλετε ό, τι χρειάζεστε στις περισσότερες θέσεις εργασίας γραφείων στις ομάδες. Μπορείτε απλά να πραγματοποιήσετε κλήσεις, βιντεοκλήσεις, συνομιλία, κοινή χρήση εγγράφων, προβολή του ημερολογίου σας, προβολή ειδοποιήσεων και δραστηριότητας και μπορείτε να προσθέσετε προσωπικές εφαρμογές.
Συνδετήρες
Επιπλέον, μπορούν να γίνουν συνδέσεις με, για παράδειγμα, το Mailchimp για την αποστολή ενημερωτικών δελτίων ή το Salesforce, για την παρακολούθηση συμβάσεων και πελατών. Αυτές οι συνδέσεις, που ονομάζονται σύνδεσμοι, μπορούν να λαμβάνουν πληροφορίες από το οικοσύστημα της Microsoft. Δεκάδες από αυτές τις ενσωματώσεις είναι τώρα δυνατές, οπότε δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι το Microsoft Teams δεν είναι πάντα δωρεάν. Κατ 'αρχήν, είναι δωρεάν, αλλά αν θέλετε επίσης να χρησιμοποιήσετε περισσότερα προϊόντα του Office 365, αυξάνεται γρήγορα σε μηνιαία τιμή που κυμαίνεται από 6 έως 12 ευρώ το μήνα.
Ωστόσο, εάν δεν χρειάζεστε πολλά, μπορείτε πιθανώς να κερδίσετε πολλά από το Microsoft Teams με έναν δωρεάν λογαριασμό: μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε δωρεάν για έως και 300 άτομα, μπορείτε να στείλετε απεριόριστα μηνύματα και να κάνετε αναζητήσεις, ακόμη και βιντεοκλήσεις δεν θα σας κοστίσει τίποτα. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε κάτι, υπάρχει 10 GB αποθηκευτικού χώρου ανά ομάδα.
Ίσως να σκεφτείτε τώρα: ότι το Microsoft Teams προορίζεται μόνο για εταιρείες. Αυτό δεν είναι απαραίτητο. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε σε ομάδες φίλων ή μεγάλες οικογένειες για, για παράδειγμα, να μοιραστείτε φωτογραφίες και αποδείξεις κατά τη διάρκεια ενός ταξιδιού. Ωστόσο, οι συμμετέχοντες πρέπει να έχουν λογαριασμό Microsoft για αυτό. Αυτό είναι δωρεάν, αλλά μπορεί να σημαίνει έναν επιπλέον κωδικό πρόσβασης που πρέπει να θυμάστε και έναν άλλο λογαριασμό για να παρακολουθείτε. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Teams για τους αυτοαπασχολούμενους, για παράδειγμα, θα παρατηρήσετε ότι δεν λαμβάνετε αυτό που χρειάζεστε από αυτό. Όπως υποδηλώνει το όνομα, είναι πραγματικά ένας κόμβος για ομάδες, έτσι ομάδες ανθρώπων.
Microsoft Outlook
Το μόνο πράγμα που χάνουμε μέσα στις ομάδες είναι η ενσωμάτωση του Outlook. Από τη μία πλευρά, οι ομάδες αποσκοπούν στο να διασφαλίσουν ότι ξοδεύετε λιγότερο χρόνο στο Outlook, αλλά τελικά - ανεξάρτητα από το πόσο καλά χρησιμοποιούνται οι ομάδες - τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συνεχίζουν να φθάνουν πάντα από, για παράδειγμα, από εξωτερικά μέρη και ιδιώτες. Επομένως, πρέπει να διατηρήσετε αυτό το καλό παλιό Outlook, παρόλο που η παραλλαγή του προγράμματος περιήγησης ιστού δεν θα έβλεπε τη θέση του στις ομάδες.
Αυτό που κάνει επίσης τις ομάδες ενδιαφέρουσες για τις εταιρείες είναι ότι συνοδεύεται επίσης από την ασφάλεια στην οποία έχουν συνηθίσει η Microsoft. Έχει έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων και τα δεδομένα είναι κρυπτογραφημένα, όπως και το υπόλοιπο του Office 365. Το Skype θα εξαφανίζεται όλο και περισσότερο στο παρασκήνιο, επειδή η Microsoft θέλει όλοι να στραφούν σε ομάδες, μια πολύ πιο ολοκληρωμένη λύση. Μην ανησυχείτε, οι εταιρείες έχουν έως τις 31 Ιουλίου 2021 για μετάβαση στο Microsoft Teams.
Το Microsoft Teams έχει σίγουρα ένα λογικό μονοπώλιο στη συνεργασία για μεγάλες εταιρείες, αν και υπάρχει σίγουρα μια ευκαιρία εκτός αυτού. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ήδη το Slack, τον μεγαλύτερο ανταγωνιστή του Teams. Είστε περίεργοι για τη διαφορά μεταξύ του Microsoft Teams και του Slack; Εδώ βάζουμε τα δύο εργαλεία συνεργασίας δίπλα-δίπλα.
