Πως να

Ψηφιοποιήστε τις αποδείξεις, τις επιστολές και τις φωτογραφίες

Η παρακολούθηση όλων των αποδείξεων και των επιστολών που έρχονται είναι απολύτως δουλειά. Συχνά όλα καταλήγουν σε ένα μεγάλο σωρό. Για να μην αναφέρουμε όλες αυτές τις φωτογραφίες κρυμμένες βαθιά στη σοφίτα. Ώρα για τον καθαρισμό του φθινοπώρου: ξεφορτωθείτε αυτό το χαρτί! Θα σας βοηθήσουμε να ρυθμίσετε το χάος ψηφιοποιώντας τις αποδείξεις, τις επιστολές και τις φωτογραφίες.

Συμβουλή 01: Τι να ψηφιοποιήσετε;

Πριν ξεκινήσουμε, καθορίζετε ακριβώς τι θέλετε να ψηφιοποιήσετε. Ένα καλό βήμα εκκίνησης είναι, για παράδειγμα, η αποθήκευση αποδείξεων και τιμολογίων: θέλετε να τα διατηρήσετε για μερικά χρόνια, ώστε να έχετε ακόμα εγγύηση για τα αντικείμενα, αλλά η φυσική αποθήκευσή τους για αρκετά χρόνια μπορεί να είναι δύσκολη: μπορείτε εύκολα χάνε τα. Θα μπορούσατε επίσης να ψηφιοποιήσετε τα γράμματά σας. Σημαντικά γράμματα και χαρτιά πρέπει να φυλάσσονται, αλλά ούτε και τα πάντα σε ένα μεγάλο σωρό δεν είναι υπέροχο. Και αν σαρώσετε αυτά τα έγγραφα, μπορείτε επίσης να αναζητήσετε τα κείμενα πολύ πιο εύκολα. Και θέλετε επίσης να ψηφιοποιήσετε τις φωτογραφίες σας; Εάν έχετε πολλές παλιές φωτογραφίες σε φωτογραφικά βιβλία, μπορεί να είναι ωραίο να τις έχετε ψηφιακά, ώστε να μπορείτε να τις μοιραστείτε με άλλους και να συντάξετε νέα άλμπουμ φωτογραφιών. Το ίδιο ισχύει και για τα αρνητικά, θα συνεργαστούμε επίσης μαζί τους. Η ψηφιοποίηση των φωτογραφιών θα είναι η περισσότερη δουλειά.

Μόλις αποφασίσετε τι θέλετε να ψηφιοποιήσετε, πρώτα ταξινομήστε τις στοίβες: ταξινομήστε τα πάντα και πετάξτε αμέσως ασήμαντα χαρτιά.

Ο ευκολότερος τρόπος ψηφιοποίησης των αποδείξεων είναι με το smartphone σας

Συμβουλή 02: Παραλαβές

Ο ευκολότερος τρόπος σάρωσης των αποδείξεων είναι με το smartphone σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να σαρώσετε την απόδειξη αμέσως μετά την αγορά σας, ώστε να μην την ξεχάσετε και να αποθηκευτεί μόνιμα. Υπάρχουν τόνοι εφαρμογών για σάρωση αποδείξεων: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, εφαρμογή Apple's Notes και άλλα. Φυσικά μπορείτε απλώς να τραβήξετε μια φωτογραφία της απόδειξης, αλλά το πλεονέκτημα μιας τέτοιας εφαρμογής σάρωσης (βλ. Συμβουλή 5) είναι ότι κόβει την απόδειξη και την εμφανίζει λίγο καλύτερα. Στη συνέχεια, η απόδειξη αποθηκεύεται επίσης ως PDF, το οποίο είναι πιο κατάλληλο για έγγραφα από, για παράδειγμα, jpg ή png. Ένα σημαντικό ζήτημα με τις αποδείξεις είναι εάν εξακολουθεί να είναι απαραίτητο να διατηρηθεί το πρωτότυπο. Δυστυχώς, αυτό δεν είναι πάντα σαφές. Υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι το κατάστημα δεν είναι δύσκολο, αλλά το κατάστημα θα μπορούσε να το κάνει. Αυτό συμβαίνει κυρίως με αποδείξεις χωρίς μοναδικό σειριακό αριθμό, γιατί τότε είναι αδύνατο να προσδιοριστεί αν το αγοράσατε εκεί ή όχι. Κατ 'αρχήν, δεν χρειάζεται να διατηρείτε αποδείξεις με τόσο μοναδικό σειριακό αριθμό σε χαρτί. Για να είμαστε σίγουροι, επικοινωνήστε με το κατάστημα!

Συμβουλή 03: Γράμματα

Η ψηφιοποίηση των γραμμάτων είναι καλύτερη με έναν σαρωτή, επειδή με ένα smartphone έχετε γρήγορα προβλήματα με την αναγνωσιμότητα. Με έναν σαρωτή χρειάζεται περισσότερη δουλειά, αλλά το μεγάλο πλεονέκτημα είναι ότι πολλοί σαρωτές διαθέτουν λογισμικό ocr για αναγνώριση κειμένων, βλ. Συμβουλή 6. Αν έχετε σαρωτή all-in-one ή ξεχωριστό, μπορείτε φυσικά να το χρησιμοποιήσετε. Εάν δεν έχετε ακόμη και ψάχνετε για σαρωτή, μπορείτε να ρίξετε μια ματιά στο Fujitsu ScanSnap, για παράδειγμα. Λειτουργεί γρήγορα και είναι μικρό και φορητό, ώστε να μπορείτε να το βάλετε οπουδήποτε.

Πολλοί σύγχρονοι σαρωτές έχουν ενοποίηση με υπηρεσίες αποθήκευσης cloud, ώστε να μπορείτε να σαρώσετε απευθείας στο cloud χωρίς καλώδιο. Στη συνέχεια, συγχρονίζετε τα αρχεία σας στον υπολογιστή σας και μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε μαζί τους.

Συμβουλή 04: Φωτογραφίες

Για φωτογραφίες, η ποιότητα της ψηφιακής έκδοσης είναι πολύ πιο σημαντική. Μπορείτε να σαρώσετε φωτογραφίες με το smartphone σας, για παράδειγμα με την εφαρμογή Google FotoScan, βλ. Συμβουλή 5. Ωστόσο, η ποιότητα και η ευελιξία των ρυθμίσεων είναι συχνά καλύτερη με έναν πραγματικό σαρωτή. Εάν θέλετε να ψηφιοποιήσετε αρνητικά, υπάρχουν ειδικοί σαρωτές για αυτό. Μπορείτε επίσης να δείτε μια εφαρμογή όπως το FilmLab. Αυτή η εφαρμογή υπόσχεται να μετατρέψει τα αρνητικά σε όμορφες φωτογραφίες, αλλά κατά τη στιγμή της σύνταξης δεν υπάρχει διαθέσιμη δημόσια δοκιμαστική έκδοση.

Συμβουλή 05: Εφαρμογές

Αρχικά θα ξεκινήσουμε με το smartphone. Για να ψηφιοποιήσετε τις αποδείξεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Office Lens στο smartphone σας. Μπορείτε να το βρείτε μέσω του καταστήματος εφαρμογών Android και iOS. Μετά την εγκατάσταση, ανοίξτε την εφαρμογή για να ξεκινήσετε και πατήστε Επιτρέψτε την πρόσβαση για να επιτρέψετε στην εφαρμογή να έχει πρόσβαση στις φωτογραφίες σας. Επίσης, παραχωρήστε στην εφαρμογή πρόσβαση στην κάμερα. Τότε είναι θέμα επιλογής του τύπου του εγγράφου: οι αποδείξεις είναι η καλύτερη επιλογή Εγγραφο. Βεβαιωθείτε ότι η απόδειξη είναι καθαρά ορατή και πατήστε το κόκκινο κουμπί για να τραβήξετε μια φωτογραφία. Στη συνέχεια, μπορείτε να περικόψετε την απόδειξη. Πατήστε Ετοιμος όταν τελειώσετε και επιλέξτε πού θα αποθηκεύσετε το έγγραφο. Αυτό μπορεί να γίνει τοπικά ή στο cloud της Microsoft (OneDrive ή OneNote).

Για να ψηφιοποιήσετε φωτογραφίες μέσω μιας εφαρμογής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Google FotoScan. Είναι διαθέσιμο για Android και iOS. Για να ξεκινήσετε με την εφαρμογή, κρατήστε απλώς τις φωτογραφίες μπροστά από την κάμερα και πατήστε το κουμπί σάρωσης στην εφαρμογή. Το FotoScan περιστρέφεται αυτόματα, περικόπτει και προσπαθεί να βελτιστοποιήσει τα χρώματα. Απλά πρέπει να τραβήξετε μια φωτογραφία της εικόνας και τα υπόλοιπα θα γίνουν από μόνα τους. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τη φωτογραφία στον αγαπημένο σας χώρο αποθήκευσης στο cloud.

Το λογισμικό Ocr μπορεί να αναγνωρίσει τα κείμενα από τα σαρωμένα γράμματα

Συμβουλή 06: Σάρωση

Εάν θέλετε καλύτερη ποιότητα ή, για παράδειγμα, ψηφιοποιήστε γρήγορα γράμματα, είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε σαρωτή. Ειδικά για γράμματα, το ocr είναι χρήσιμο, λογισμικό που παρέχεται στάνταρ με έναν αριθμό σαρωτών. Το Ocr σημαίνει οπτική αναγνώριση χαρακτήρων ή οπτική αναγνώριση χαρακτήρων. Αυτό μετατρέπει μια εικόνα σε κείμενο. Ένα δωρεάν πρόγραμμα που μπορεί να το κάνει αυτό είναι το FreeOCR για Windows. Δυστυχώς ενημερώθηκε τελευταία φορά το 2015. Μπορείτε να κατεβάσετε το FreeOCR εδώ. Εγκαταστήστε και ανοίξτε το πρόγραμμα. Κάντε κλικ στην κορυφή Άνοιγμα PDF για να ανοίξετε ένα PDF ή κάντε κλικ Ανοιξε για να ανοίξετε μια εικόνα (για παράδειγμα εάν έχετε αποθηκεύσει το γράμμα σας ως αρχείο jpg). Κάντε δεξί κλικ στο Γλώσσα OCR επί βελόνα και μετά κάντε κλικ στο OCRκουμπί για να μετατρέψετε την εικόνα σε κείμενο. Το αποτέλεσμα μπορεί να διαφέρει πολύ από το ένα έγγραφο στο άλλο. Εάν το αποτέλεσμα είναι αρκετά καλό, μπορείτε, για παράδειγμα, να το αποθηκεύσετε ξεχωριστά ως αρχείο txt δίπλα στη σάρωση. Για βέλτιστα αποτελέσματα: βεβαιωθείτε ότι κάνετε σάρωση με την υψηλότερη δυνατή ανάλυση (βλ. Συμβουλή 7), αλλά να γνωρίζετε ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί πολύς χώρος αποθήκευσης.

Συμβουλή 07: NAPS2

Όλοι οι κατασκευαστές σαρωτών παρέχουν λογισμικό για σάρωση. Εάν δεν σας αρέσουν ή δεν έχετε συναρτήσεις, μπορείτε να ρίξετε μια ματιά στο NAPS2. Έχει επίσης ενσωματωμένο ocr. Πραγματοποιείτε λήψη του NAPS2 εδώ. Ανοίξτε το αρχείο και ολοκληρώστε τη διαδικασία εγκατάστασης ακολουθώντας τον οδηγό (οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις είναι εντάξει). Στη συνέχεια, ξεκινήστε το πρόγραμμα μέσω του μενού έναρξης. Για σάρωση, κάντε κλικ στο κουμπί σάρωσης. Εισαγάγετε ένα όνομα για το σαρωτή Ονομα οθόνης και κάντε κλικ στο Επιλέξτε συσκευή. Επιλέξτε τη συσκευή σας από τη λίστα και κάντε κλικ Εντάξει. Επιλέξτε στο Μορφή σελίδας μπροστά απο Α4 και για Ανάλυση επιλέξτε το dpi (βλ. συμβουλή 8). κάντε κλικ στο Εντάξει. Στη συνέχεια σαρώνεται. Στη συνέχεια, μπορείτε να τοποθετήσετε μια άλλη σελίδα από κάτω και ξανά Σάρωση να πατήσω. Η σελίδα εμφανίζεται στο παράθυρο επισκόπησης. Εάν κάνετε κλικ στο PDF, συγχωνεύετε όλα τα σαρωμένα έγγραφα σε ένα έγγραφο PDF. Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε ένα σαρωμένο έγγραφο για να το επεξεργαστείτε, όπως να το περιστρέψετε ή να το περικόψετε. Για να εφαρμόσετε ocr στο NAPS2, κάντε κλικ στο OCR. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Ολλανδός στη λίστα, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου και κάντε κλικ στο Για να κατεβάσετε. Μετά τη λήψη, επιλέξτε την επιλογή Κάντε αναζήτηση σε PDF μέσω OCR και κάντε κλικ στο Εντάξει. Βεβαιωθείτε και αυτό Γλώσσα OCR επί Ολλανδός κατάσταση. Εάν στη συνέχεια αποθηκεύσετε τα έγγραφα ως PDF και πατήσετε Ctrl + F στο Adobe και αναζητήσετε έναν όρο, θα βρεθεί εάν το ocr πέτυχε.

Συμβουλή 08: DPI

Η ανάλυση των σαρώσεων εμφανίζεται σε dpi: κουκκίδες ανά ίντσα. Αυτό καθορίζει την ανάλυση και συνεπώς την ποιότητα της εικόνας σας. Όσο υψηλότερο είναι το dpi, τόσο υψηλότερη είναι η ποιότητα, αλλά και όσο περισσότερο χρειάζεται για να είναι έτοιμος ο σαρωτής και τόσο περισσότερος χώρος αποθήκευσης χρειάζεται. Λοιπόν: πολύ ψηλό και πρέπει να περιμένετε πολύ και ο αποθηκευτικός χώρος σας έχει εξαντληθεί, πολύ χαμηλός και το σαρωμένο έγγραφό σας είναι ένα φεστιβάλ μπλοκ. Σε γενικές γραμμές, για γράμματα και τιμολόγια, ένα dpi 300 είναι μια καλή ισορροπία μεταξύ ποιότητας και ταχύτητας. Για φωτογραφίες που θέλετε γρήγορα να πάρετε κάτι παραπάνω από 600 dpi ή υψηλότερο. Λαχανικά ή πολύ μικρές φωτογραφίες που θέλετε να μπορείτε να εμφανίσετε μεγαλύτερες, απλώς πάρτε το μέγιστο dpi του σαρωτή σας.

Ψηφιακές νότες

Κάτι που κάνουμε ακόμα στα χαρτιά είναι σημειώσεις. Δεν φαίνεται να ξεφεύγεις από αυτό. Όλο και περισσότεροι φορητοί υπολογιστές διαθέτουν οθόνες αφής και με ψηφιακή πένα μπορείτε εύκολα να σημειώσετε στην αγαπημένη σας εφαρμογή, όπως το OneNote ή το Evernote. Θα χρειαστεί λίγο να συνηθίσετε, γράφοντας με μια τέτοια ψηφιακή πένα. Για τα καλύτερα αποτελέσματα - εάν είστε στην αγορά ενός νέου φορητού υπολογιστή - επιλέξτε έναν φορητό υπολογιστή με υποστήριξη Windows Ink, ο οποίος είναι ιδιαίτερα κατάλληλος για τη χρήση ψηφιακής πένας. Εάν δεν μπορείτε πραγματικά να ζήσετε χωρίς το χαρτί σας, μπορείτε επίσης να ρίξετε μια ματιά σε ένα σημειωματάριο ζωντανής εγγραφής από, για παράδειγμα, το Moleskine. Δεν θα λέγατε ότι είναι ψηφιακό πράγμα: είναι απλώς αναλογικό χαρτί με στυλό. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε τις σημειώσεις σας στο χαρτί και στη συνέχεια να τις μεταφέρετε στο tablet ή το smartphone σας με το πάτημα ενός κουμπιού. Εκεί μπορείτε απλά να επεξεργαστείτε τις σημειώσεις σας ως κείμενο και να κάνετε προσαρμογές. Δυστυχώς, το Moleskine Smart Writing Set κοστίζει περίπου 230 ευρώ.

Συμβουλή 09: Ονομασία

Μετά τη σάρωση της απόδειξης ή της επιστολής, προφανώς δεν θέλετε να τη ρίξετε απλώς σε ένα φάκελο και ποτέ δεν θα μπορείτε να την βρείτε ξανά. Πρέπει να οργανώσετε σωστά τα αρχεία σας στον υπολογιστή ή το φορητό υπολογιστή σας. Εάν συγχρονίσετε τα αρχεία σας με την αγαπημένη σας υπηρεσία cloud, μπορείτε επίσης να τα προσθέσετε και να τα προβάλετε από το smartphone σας. Δώστε προσοχή στην ασφάλεια της υπηρεσίας cloud, χρησιμοποιήστε πάντα έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης και ενεργοποιήστε τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων.

Μια λογική δομή φακέλου εξαρτάται από το τι σας αρέσει. Για παράδειγμα, η δομή είναι για γράμματα έτος / μήνας (και προαιρετικά / ημέρα), έτσι θα λάβετε όλους τους μήνες μέσα στο φάκελο του 2017. Συμβουλή: δώστε σε αυτούς τους μήνες έναν αριθμό έτσι ώστε να εμφανίζονται με τη σειρά στη δομή του φακέλου σας και, εάν είναι απαραίτητο, προσθέστε ξανά το έτος, εύχρηστο για να διατηρήσετε μια επισκόπηση. Εάν έχετε πολλά αρχεία, θα λάβετε όλες τις ημέρες μέσα στο φάκελο 01 Ιανουαρίου. Μετά από αυτό είναι θέμα μετονομασίας του αρχείου και τοποθέτησής του σε μια λογική δομή φακέλου. Η μετονομασία είναι επίσης κάτι που πρέπει να προσέξετε: δώστε στα αρχεία σας ένα σταθερό όνομα. Εάν χρησιμοποιείτε εναλλακτικά πολλούς τύπους ονομάτων, θα γίνει γρήγορα δύσκολο να βρείτε τα αρχεία σας. Σκεφτείτε το εκ των προτέρων: το να αλλάξετε αργότερα είναι πολλή δουλειά. Μια τυπική σύμβαση ονομασίας μπορεί να είναι company_subject.pdf για γράμματα ή ημερομηνία_επιλογής_model_no_device_type.pdf.

Η καλύτερη μορφή αρχείου εξαρτάται από τις απαιτήσεις και τις δυνατότητές σας

Συμβουλή 10: Τύπος αρχείου

Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικούς τύπους αρχείων στο λογισμικό σάρωσης κατά την αποθήκευση των αρχείων σας. Η καλύτερη μορφή αρχείου εξαρτάται από τις απαιτήσεις και τις δυνατότητές σας. Εάν έχετε πολύ χώρο αποθήκευσης, μπορείτε να επιλέξετε tiff για τις φωτογραφίες σας. Αυτό διατηρεί την ποιότητα, επειδή το tiff δεν εφαρμόζει συμπίεση. Υπάρχει μόνο μία κατάλληλη μορφή για γράμματα: pdf. Το ωραίο για το pdf είναι ότι ένα έγγραφο μπορεί να περιέχει πολλές σελίδες και ότι η μορφή υποστηρίζει ocr για εύκολη αναζήτηση των αρχείων. Για αποδείξεις μπορείτε να χρησιμοποιήσετε pdf ή κάτι σαν jpeg ή png. Λάβετε υπόψη ότι το jpeg χρησιμοποιεί πολλή συμπίεση, η οποία μπορεί να προκαλέσει κακή ποιότητα. Επομένως, ελέγξτε πάντα εάν τα αρχεία σας είναι ακόμη ευανάγνωστα.

Συμβουλή 11: Αρχειοθέτηση

Για να αρχειοθετήσετε τα αρχεία σας και να τα διατηρήσετε για μεγάλο χρονικό διάστημα, είναι καλύτερο να τα αποθηκεύσετε σε πολλά μέρη, ώστε να έχετε αντίγραφο ασφαλείας. Η εμπειρία μας δείχνει ότι είναι χρήσιμο να εξοικονομήσετε ολοκληρωμένα χρόνια ή τέταρτα κάνοντας τα σε ένα DVD ή τοποθετώντας τα σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο, τον οποίο συνδέετε μόνο στον υπολογιστή όταν χρειάζεστε τα αρχεία. Ένα αντίγραφο του NAS είναι φυσικά πάντα μια καλή λύση. Παρεμπιπτόντως, συνειδητοποιήστε ότι ένα DVD δεν θα διαρκέσει για πάντα και ότι ένας εξωτερικός σκληρός δίσκος μπορεί επίσης να σπάσει. Εάν θέλετε πραγματικά να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας διατηρούνται, μπορείτε να ρίξετε μια ματιά στους M-Disc. Αυτός είναι ένας ειδικός δίσκος τύπου DVD που έχει σχεδιαστεί για να διαρκεί χίλια χρόνια. Χρειάζεστε ένα ειδικό καυστήρα για αυτό, αλλά μόλις το κάψετε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα M-Disc σε οποιαδήποτε συσκευή ανάγνωσης DVD. Αλλά μπορούμε να φανταστούμε ότι πιστεύετε ότι αυτό είναι λίγο υπερβολικό. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας στο cloud, σας συνιστούμε να το κάνετε αυτό με ασφάλεια!

Συμβουλή 12: Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας

Εάν σαρώσετε όλα τα έγγραφά σας και τα αποθηκεύσετε ψηφιακά, θέλετε να είστε σίγουροι ότι τα έγγραφα είναι σωστά αποθηκευμένα. Είναι σημαντικό να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας. Αυτό μπορεί να γίνει με διαφορετικούς τρόπους. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη δυνατότητα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των Windows. Για αυτό μεταβείτε στην εφαρμογή Ρυθμίσεις στα Windows 10 και στη συνέχεια στο Ενημέρωση και ασφάλεια / δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας. κάντε κλικ στο Προσθέστε έναν σταθμό και επιλέξτε μια (εξωτερική) μονάδα δίσκου από τη λίστα. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Περισσότερες επιλογές. Βεβαιωθείτε ότι με Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας αυτών των φακέλων ο φάκελος με τα έγγραφά σας είναι εκεί. Εάν όχι, προσθέστε το μόνοι σας χρησιμοποιώντας το κουμπί Προσθήκη φακέλου. Εάν είναι απαραίτητο, κάντε κλικ στο Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας τώρα να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας αμέσως.

Συμβουλή 13: Προσθήκες της Εξερεύνησης των Windows

Πιθανότατα διαχειρίζεστε τα έγγραφά σας με την Εξερεύνηση των Windows. Δυστυχώς, δεν είναι τόσο ισχυρό, αλλά με κάποιο επιπλέον λογισμικό μπορείτε να κάνετε λίγο περισσότερα. Για παράδειγμα, με το εργαλείο Folder Ico μπορείτε να οργανώσετε φακέλους σε χρώματα και κατηγορίες στον εξερευνητή για καλύτερη επισκόπηση. Δυστυχώς, αυτό το πρόσθετο κοστίζει λίγο: 10 δολάρια (περίπου 8,85 €) ανά υπολογιστή. Το εργαλείο Clover δίνει τις καρτέλες που μοιάζουν με τον εξερευνητή σας. Το Handy είναι επίσης Seer. Σε macOS, εάν επιλέξετε ένα αρχείο και πατήσετε το πλήκτρο διαστήματος, μπορείτε να το κάνετε προεπισκόπηση γρήγορα. Με τον Seer, αυτή η λειτουργικότητα έρχεται επίσης στον εξερευνητή. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να περιηγηθείτε σε όλα τα αρχεία σας πολύ πιο γρήγορα. Το παράθυρο προεπισκόπησης της Εξερεύνησης των Windows δεν λειτουργεί τέλεια και καταλαμβάνει πάντα πολύ χώρο.

Με το Seer μπορείτε να περιηγηθείτε σε προεπισκόπηση των αρχείων σας πολύ πιο γρήγορα

Συμβουλή 14: XYPlorer

Δυστυχώς, ο εξερευνητής έχει πολύ περιορισμένες επιλογές για την αποτελεσματική διαχείριση των επιστολών και των αποδείξεων σας. Εκτός από τις προσθήκες όπως στην προηγούμενη συμβουλή, μπορείτε επίσης να δείτε εναλλακτικές λύσεις, όπως το XYPlorer. Με αυτό το πρόγραμμα έχετε τη δυνατότητα να τοποθετήσετε αρχεία σε μια κατηγορία χρωμάτων και να επισημάνετε όλα τα αρχεία (η Εξερεύνηση των Windows μπορεί να επισημαίνει μόνο συγκεκριμένες μορφές αρχείων). Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε εικονικές συλλογές, να αποθηκεύσετε αποτελέσματα αναζήτησης και μπορεί να σας βοηθήσει με επαναλαμβανόμενες εργασίες. Αυτό το πρόγραμμα κοστίζει 40 δολάρια, δηλαδή περίπου 34 ευρώ. Μια άλλη δυνατότητα είναι το Directory Opus 12, με το οποίο μπορείτε επίσης να επισημάνετε και να κατηγοριοποιήσετε κατά χρώμα. Το Directory Opus διαθέτει μια δωρεάν έκδοση διαθέσιμη με περιορισμένες λειτουργίες.

Συμβουλή 15: PDF και Word

Μπορείτε να ανοίξετε σαρωμένα έγγραφα PDF με σύγχρονες εκδόσεις του Word, μετά το οποίο το Word εφαρμόζει αυτόματα το ocr και τα μετατρέπει αμέσως σε σαρωμένο έγγραφο. Η ποιότητα του αποτελέσματος διαφέρει ανά έγγραφο. Χρησιμοποιούμε το Word 2016 με τις ενημερώσεις του Ιουλίου 2017. Ανοίξτε το Word και κάντε κλικ Ανοίξτε άλλα έγγραφα στον πάτο του. κάντε κλικ στο Φύλλα και τώρα περιηγηθείτε στο έγγραφο PDF που θέλετε να μετατρέψετε σε αρχείο Word και κάντε κλικ στο Για να ανοίξω. Εμφανίζεται ένα μήνυμα ότι το έγγραφο μετατρέπεται και ότι τα αποτελέσματα ενδέχεται να διαφέρουν: ειδικά με πολλές εικόνες στην επιστολή ή την απόδειξη, το αποτέλεσμα θα είναι απογοητευτικό. κάντε κλικ στο Εντάξει και περιμένετε λίγο για να ολοκληρωθεί η μετατροπή. Τότε θα δείτε το αποτέλεσμα. Στην ιδανική περίπτωση, αποθηκεύετε τόσο το αρχείο docx όσο και το αρχείο PDF, έτσι ώστε να έχετε πάντα το πρωτότυπο.

Συμβουλή 16: Διαχείριση εγγράφων

Εάν θέλετε πραγματικά να το λάβετε σοβαρά υπόψη με την ψηφιοποίηση των αποδείξεων και ιδιαίτερα των επιστολών σας, τότε μπορείτε να ρίξετε μια ματιά σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS). Αυτό σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε συστηματικά τα έγγραφά σας, να επισυνάψετε σημειώσεις σε αυτά και να τα βρείτε εύκολα και να τα ταξινομήσετε. Ένα δωρεάν και καλό DMS είναι το Μάγια EDMS. Για να ξεκινήσετε, χρειάζεστε έναν διακομιστή με το Docker. Το Docker είναι διαθέσιμο σε πολλά NAS, αλλά μπορεί επίσης να εγκατασταθεί σε Windows ή macOS. Διαβάστε εδώ πώς να το κάνετε αυτό.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found