Πως να

Έτσι κάνετε ψηφιακή λογιστική

Η τήρηση αρχείων είναι αυτό που οι περισσότεροι άνθρωποι, με εξαίρεση τους λογιστές, δεν θέλουν να σκεφτούν, πόσο μάλλον να είναι απασχολημένοι. Αυτό το χάος με αυτά τα τιμολόγια, αποδείξεις και ούτω καθεξής, αυτό θα πρέπει να είναι ευκολότερο, σωστά; Ευτυχώς, μπορεί να το κάνει επίσης, μεταβαίνοντας στην ψηφιακή λογιστική.

Για πολλούς ανθρώπους, συμπεριλαμβανομένου του συγγραφέα αυτού του άρθρου, είναι αρκετά εμπόδιο για τη μετάβαση στην ψηφιακή διαχείριση. Ωστόσο, σας συνιστούμε απολύτως να το κάνετε. Δεν είναι περίπλοκο και σας εξοικονομεί πολύ χρόνο μετά. Θα σας βοηθήσουμε στο δρόμο σας, δίνοντάς σας αμέσως την πρώτη συμβουλή: μεταβείτε στην αρχή ενός νέου οικονομικού έτους, το οποίο είναι πολύ πιο εύκολο από το μισό του χρόνου.

Λογιστική έναντι διοίκησης

Οι όροι τήρηση βιβλίων και διαχείριση χρησιμοποιούνται συχνά εναλλακτικά. Όχι βολικό, γιατί είναι δύο εντελώς διαφορετικά πράγματα. Μια διαχείριση είναι η τήρηση των τιμολογίων, των αποδείξεων, με άλλα λόγια, των εισερχόμενων και εξερχόμενων αντικειμένων. Η λογιστική είναι η σωστή λογιστική για τις φορολογικές αρχές, την εφαρμογή κανονισμών και ούτω καθεξής. Αυτό το άρθρο αφορά την ψηφιοποίηση της διαχείρισης σας. Δεν είμαστε λογιστές, επομένως δεν μπορούμε να σας βοηθήσουμε με την ουσιαστική πλευρά του θέματος, αλλά μπορούμε να σας βοηθήσουμε με την τεχνολογία. Εξηγούμε περιστασιακά κάτι ουσιαστικό, αλλά αν πραγματικά δεν καταλαβαίνετε τίποτα για τη λογιστική και τη διοίκηση, είναι πιο βολικό να το κάνετε μαζί με κάποιον άλλο.

01 Λογιστής

Το έχουμε ήδη αγγίξει αυτό στο πλαίσιο Λογιστική έναντι διοίκησης: δεν είμαστε λογιστές. Κατά τη διαμόρφωση της ψηφιακής διαχείρισης, πρέπει να εισαγάγετε σημαντικά πράγματα, όπως το αρχικό σας υπόλοιπο. Αυτές είναι ερωτήσεις για τις οποίες απλώς συμβουλευτήκαμε τον λογιστή μας. Εάν γνωρίζετε τα πάντα σχετικά με τους γενικούς λογαριασμούς καθολικών, τα προσωρινά στοιχεία, τις αλλαγές κ.λπ., τότε πιθανότατα μπορείτε να εισαγάγετε όλα αυτά μόνοι σας. Εάν όχι, ίσως είναι καλό να συμβουλευτείτε έναν λογιστή. Δεν χρειάζεται να παραδώσετε ολόκληρη τη λογιστική σας αμέσως, αλλά μπορείτε να τους ζητήσετε να ελέγξουν εάν έχετε ρυθμίσει τα πάντα σωστά όταν ολοκληρώσετε τη διαμόρφωση του λογιστικού πακέτου σας. Παρεμπιπτόντως, πάντα συμβουλεύουμε όλους να προσλάβουν λογιστή, το γεγονός ότι πληρώνουν για τον εαυτό τους δεν είναι απολύτως μύθος. Στον ιστότοπο Business Growth θα βρείτε έναν εύχρηστο οδηγό για την εύρεση ενός καλού λογιστή.

02 Επιλογή λογιστικού πακέτου

Η επιλογή ενός λογιστικού πακέτου είναι ένα σημαντικό βήμα. Ωστόσο, θα πρέπει να συνεργάζεστε τακτικά, επομένως είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα πακέτο που σας ταιριάζει. Έχουμε δοκιμάσει αρκετά και, όσον αφορά μας, υπάρχουν δύο πραγματικά καλοί υποψήφιοι: το Exact Online και το e-Boekreken.nl. Το Exact Online είναι το πιο ολοκληρωμένο πακέτο, αλλά και πολύ πιο περίπλοκο και πιο ακριβό. Το e-Boekouden.nl είναι λίγο πιο φιλικό, σας προσφέρει όλα όσα χρειάζεστε και είναι πολύ φθηνότερο. Επιπλέον, η υπηρεσία είναι εύκολο να ενσωματωθεί, για παράδειγμα, με το ηλεκτρονικό σας κατάστημα (αν και αυτό είναι πολύ εκτεταμένο για να περιγραφεί σε αυτό το άρθρο. Για τους λόγους αυτούς, έχουμε επιλέξει το e-Boekouden.nl ως παράδειγμα για αυτό το βασικό μάθημα. για να επιλέξετε το δικό σας πακέτο.

03 Ψηφιακές αποδείξεις

Φυσικά, η ψηφιακή λογιστική σημαίνει επίσης ότι πρέπει να ψηφιοποιήσετε όλες τις αποδείξεις σας. Το πακέτο που χρησιμοποιούμε σε αυτό το μάθημα περιλαμβάνει μια εφαρμογή που σαρώνει τις αποδείξεις, αλλά εάν χρησιμοποιείτε άλλο πακέτο που δεν διαθέτει, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε το Turboscan (τόσο στο Google Play store όσο και στο Apple App Store). Με αυτήν την εφαρμογή μπορείτε εύκολα να σαρώσετε τις αποδείξεις σας, μετά τις οποίες μπορούν να αποθηκευτούν στο cloud. Μικρή συμβουλή: εκπαιδεύστε τον εαυτό σας για να σαρώσετε τις αποδείξεις αμέσως μόλις τις λάβετε. Αυτό μπορεί να φαίνεται λίγο παράξενο στο κατάστημα, αλλά διασφαλίζει ότι πραγματικά δεν θα χάσετε ποτέ μια απόδειξη ξανά. Επιπλέον, η ενημέρωση της διοίκησής σας γίνεται πολύ εύκολη, γιατί δεν χρειάζεται πλέον να σαρώσετε όλες τις αποδείξεις σας στο τέλος του τριμήνου. Η εφαρμογή κοστίζει ένα βαρύ δολάριο στα 7 ευρώ, αλλά αξίζει τον κόπο.

04 Εγγραφή

Τα περισσότερα λογιστικά πακέτα σας προσφέρουν μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδο, οπότε μπορείτε να δοκιμάσετε το πακέτο στον ελεύθερο χρόνο σας για να δείτε αν σας ταιριάζει. Σας προτείνουμε σίγουρα να το χρησιμοποιήσετε. Επιλέγουμε το e-Boekhouding.nl επειδή πιστεύουμε ότι αυτό είναι το πακέτο που ταιριάζει στους περισσότερους ανθρώπους και επειδή μας αρέσει η διεπαφή, αλλά μη διστάσετε να αναζητήσετε πακέτα λογιστικής στο διαδίκτυο και να δοκιμάσετε μερικά. Στο παράδειγμά μας, μεταβαίνετε στο www.e-boekreken.nl όπου κάνετε κλικ στη συνέχεια Προσπαθώντας κλικ. Στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν λογαριασμό όπως θα κάνατε με οποιονδήποτε άλλο ιστότοπο. Μπορείτε να δοκιμάσετε τον ιστότοπο για 14 ημέρες, μετά από αυτό θα σας κοστίσει 7,95 ανά μήνα για τη βασική συνδρομή και 5,95 ανά μήνα για τη λειτουργική μονάδα χρέωσης (την οποία συνιστούμε ανεπιφύλακτα).

05 Βοήθεια βίντεο

Ένας από τους λόγους που μας αρέσουν τόσο πολύ το πακέτο e-Boekouden.nl είναι ότι ο ιστότοπος είναι γεμάτος με βίντεο που σας βοηθούν να ρυθμίσετε ψηφιακά τη διαχείριση σας. Παρεμπιπτόντως, ξέρουμε πώς συμβαίνει συνήθως: θέλετε να ξεκινήσετε και δεν αισθάνεστε ότι πρέπει να παρακολουθήσετε πρώτα όλα τα είδη βίντεο. Ωστόσο, να γνωρίζετε ότι πρόκειται για τη διοίκησή σας, κάτι που θέλετε να οργανώσετε καλά, επειδή θα σας εξοικονομήσει πολλές ώρες εργασίας. Φυσικά θα εξηγήσουμε πώς λειτουργούν τα βασικά, αλλά τα βίντεο μπαίνουν βαθύτερα στο θέμα και είναι επομένως πολύ εκπαιδευτικά. Συνδεθείτε στον ιστότοπο και κάντε κλικ πάνω δεξιά Υποστήριξη. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο στο οποίο κάνετε κλικ Προπονήσεις βίντεο. Εκεί θα βρείτε όλα τα βίντεο που χρειάζεστε για να κατανοήσετε καλύτερα πώς λειτουργεί ο ιστότοπος.

06 Άνοιγμα ισολογισμού

Ξεκινάμε αμέσως με το πιο δύσκολο μέρος: το υπόλοιπο ανοίγματος, το οποίο μπορείτε να βρείτε μέσω Υπόλοιπο διαχείρισης / ανοίγματος. Αυτή είναι βασικά η σύνοψη όλων των χρηματοοικονομικών πτυχών που απαρτίζουν την εταιρεία σας: εισόδημα, έξοδα, απαιτήσεις, ... Εάν δεν έχετε ιδέα για το οποίο μιλάμε, τότε πιθανώς χρησιμοποιείτε ήδη λογιστή (επειδή αυτό είναι επίσης μέρος του την αναλογική σας διαχείριση) και μπορείτε να ζητήσετε αυτές τις πληροφορίες από αυτόν. Σε κάθε περίπτωση, είναι σημαντικό το σύνολο της αριστερής και δεξιάς στήλης (δηλ. Τα περιουσιακά στοιχεία και οι υποχρεώσεις) να είναι ίσο. Αλλά για να μπορέσετε να το συμπληρώσετε, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε τους γενικούς λογαριασμούς σας.

07 Δημιουργία λογαριασμών γενικού καθολικού

Μην εκφοβίζεστε με μια λέξη όπως λογαριασμό λογαριασμού. Μπορείτε να δείτε καλύτερα τη διοίκησή σας ως ένα μεγάλο ντουλάπι με συρτάρια. Κάθε συρτάρι αντιπροσωπεύει ένα μέρος της εταιρείας σας, όπως ο τραπεζικός σας λογαριασμός (τρόπος πληρωμής), μια συνδρομή σε κάτι (Κέρδος και Ζημιά), το απόθεμά σας (Υπόλοιπο) και ούτω καθεξής. Το συρτάρι λέξεων πιθανότατα δεν θα σας τονίσει, και ένας λογαριασμός καθολικού είναι ακριβώς ο ίδιος. Είναι επομένως σημαντικό για τη διαδικτυακή σας διοίκηση να χαρτογραφήσετε όλα τα στοιχεία της εταιρείας σας. κάντε κλικ στο Διαχείριση και μετά Γενικοί λογαριασμοί καθολικών. Βλέπετε πολλά "συρτάρια" εδώ, τα περισσότερα από τα οποία δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ. Δείτε αν μπορείτε να βάλετε όλα τα κόστη και τα οφέλη της εταιρείας σας σε ένα από αυτά τα συρτάρια. Εάν όχι, δημιουργήστε έναν νέο λογαριασμό συρταριού ή γενικού λογαριασμού.

08 Δημιουργία σχέσεων

Για τη διοίκησή σας είναι φυσικά σημαντικό να γνωρίζετε από ποιον έχετε λάβει χρήματα και σε ποιον έχετε πληρώσει χρήματα. Για το λόγο αυτό είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν σχέσεις. Το κάνετε κάνοντας κλικ στην κορυφή Σχέσεις και μετά Προσθήκη στο αριστερό παράθυρο. Αυτό είναι πολύ απλό, αφορά απλά όλα τα στοιχεία επικοινωνίας του σχετικού πελάτη ή πελάτη.

09 Δημιουργία προϊόντων

Ας υποθέσουμε ότι σας ζητάμε τώρα να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο, τότε μάλλον απλά εισάγετε αυτό που κάνατε και πόσο κοστίζει. Αυτό είναι το ίδιο στην ψηφιακή λογιστική, εκτός από το ότι το λογιστικό πακέτο θέλει να μάθει πού πρέπει να χρεωθεί ένα συγκεκριμένο προϊόν ή υπηρεσία. Δημιουργείτε προϊόντα για αυτό. κάντε κλικ στο Τιμολόγηση και μετά κάτω Προϊόντα και υπηρεσίες επί Προσθήκη. Τώρα πρέπει να εισαγάγετε έναν κωδικό για την υπηρεσία ή το προϊόν (μπορείτε να το σκεφτείτε μόνοι σας) και μια περιγραφή (για παράδειγμα: DVD). Τότε επιλέγετε ένα Μονάδα, στην περίπτωσή μας Κομμάτι. Εάν η μονάδα που χρειάζεστε (π.χ. Λέξη εάν γράφετε άρθρα και πληρώνεστε ανά λέξη) δεν υπάρχει ακόμη, μπορείτε να τα δημιουργήσετε κάτω από την επικεφαλίδα Μονάδες αριστερά. Εισαγάγετε την τιμή αγοράς, εάν ισχύει, και την τιμή πώλησης χωρίς ΦΠΑ. Επιλέξτε το ποσοστό ΦΠΑ και η τιμή πώλησης συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ θα εμφανιστεί αμέσως. Μέλισσα Μετρητής λογαριασμού επιλέγετε σε ποιο "συρτάρι" ανήκει αυτό το προϊόν. Αυτό μπορεί να είναι πολύ γενικό (κύκλος εργασιών ομάδας 1) ή πολύ συγκεκριμένο (DVD). Αν και πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό γενικού καθολικού για DVD. Το πρακτικό πράγμα είναι τώρα: ο ΦΠΑ τοποθετείται αυτόματα στο «συρτάρι» ΦΠΑ που θα πληρωθεί.

10 Αποστολή τιμολογίων

Επομένως, χρησιμοποιείτε τα προϊόντα που δημιουργείτε κατά την τιμολόγηση. Κάντε κλικ στο μενού στην κορυφή Τιμολόγηση και μετά Προσθήκη. Επιλέξτε μια σχέση και συμπληρώστε τις σχετικές πληροφορίες. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Προσθήκη προϊόντος / υπηρεσίας. Τώρα, όταν κάνετε κλικ στο επάνω πεδίο, μπορείτε να προσθέσετε ένα από τα προϊόντα που έχετε διαμορφώσει. Τώρα μπορείτε να δείτε αμέσως γιατί είναι χρήσιμο, όλες οι σχετικές πληροφορίες εισάγονται αμέσως (αλλά μπορούν να αλλάξουν εάν η τιμή, για παράδειγμα, αποκλίνει). Με αυτόν τον τρόπο προσθέτετε μια γραμμή για κάθε προϊόν ή υπηρεσία. Όταν τελειώσετε, αποθηκεύστε το τιμολόγιο και μπορείτε να το στείλετε. Το e-Boekouden.nl προσφέρει όλα τα είδη προτύπων για αυτό.

11 Εισαγωγή λογαριασμών / αποδείξεων

Εκτός από το εισόδημα, έχετε επίσης έξοδα. Μπορείτε να κάνετε κράτηση κάνοντας κλικ στην καρτέλα του ιστότοπου Λογιστική και μετά Τιμολόγια. Μέλισσα Είδος κράτησης διαλέξεις Λήφθηκε τιμολόγιο. Επιλέξτε έναν συνεργάτη και συμπληρώστε τις πληροφορίες του τιμολογίου (συμπεριλαμβανομένου του σωστού λογαριασμού αντιστάθμισης). Εάν είναι απαραίτητο, κάντε κλικ στο Προσθήκη αρχείων αν θέλετε να ανεβάσετε το τιμολόγιο. Για αποδείξεις, δεν είναι βολικό να χρησιμοποιείτε σχέσεις, εν πάση περιπτώσει, μερικές φορές αγοράζετε κάτι στο βιβλιοπωλείο, που δεν είναι άμεσα σχέση. Επιπλέον, οι αποδείξεις δεν έχουν αριθμό τιμολογίου. Σε αυτήν την περίπτωση, κάντε κλικ στο Δήλωση / αποδείξεις στο αριστερό παράθυρο. Επιλέγετε τον τύπο κράτησης Ξοδεύω χρήματα και με λογαριασμός δηλώνετε από ποιον λογαριασμό το κάνατε αυτό. Τώρα μπορείτε επίσης να δείτε: εάν έχετε πολλούς τραπεζικούς λογαριασμούς, είναι χρήσιμο να δημιουργήσετε και πολλούς λογαριασμούς γενικού καθολικού για αυτό. κάντε κλικ στο Σώσει για επεξεργασία της απόδειξης. Όταν κάνετε λήψη της εφαρμογής e-Boekouden.nl, μπορείτε επίσης να σαρώσετε τις αποδείξεις απευθείας και να τις ανεβάσετε από το smartphone σας.

12 Συναλλαγές εισαγωγής

Έχετε τοποθετήσει τα τιμολόγια που έχετε στείλει και λάβει, στην ψηφιακή σας διαχείριση, τώρα είναι σημαντικό να τα συνδέσετε με τις πραγματικές μεταλλάξεις στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Ο λόγος για αυτό είναι το υπόλοιπό σας, το οποίο, το όνομα τα λέει όλα, πρέπει να είναι σε ισορροπία. Για κάθε τιμολόγιο δέκα ευρώ που αποστέλλεται, πρέπει να υπάρχει πληρωμή δέκα ευρώ, και για κάθε πέντε ευρώ που ξοδεύετε, πρέπει να υπάρχει απόδειξη πέντε ευρώ. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα κλείσετε αυτά τα πράγματα μεταξύ τους. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να εξαγάγετε τις τραπεζικές σας καταστάσεις από τον ιστότοπο της τράπεζάς σας (κάθε τράπεζα εξηγεί τη διαδικασία) και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Εισαγωγή κάτω από τον τίτλο Εισαγω (αυτί Λογιστική). Ανεβάστε το αρχείο, επιλέξτε τον τραπεζικό λογαριασμό που σχετίζεται με αυτό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Περαιτέρω. Όταν ολοκληρωθεί η επεξεργασία του αρχείου, κάντε κλικ στο Μεταβείτε στις μη επεξεργασμένες γραμμές δήλωσης. Εκεί θα δείτε όλες τις αλλαγές στον τραπεζικό σας λογαριασμό που δεν είναι ακόμη συνδεδεμένοι, για παράδειγμα, με τα τιμολόγια. Για κάθε μετάλλαξη μπορείτε τώρα να υποδείξετε ακριβώς ποιο τμήμα ανήκει σε ποια. Για παράδειγμα, εκδίδεται τιμολόγιο ή / και απόδειξη για κάθε έξοδο και για όλα τα έσοδα.

Συνδέσεις

Κατ 'αρχήν μπορείτε να κάνετε τα πάντα στο πακέτο λογιστικής σας με μη αυτόματο τρόπο, αλλά κάτω από την επικεφαλίδα Διαχείριση έχετε επίσης την επιλογή να κάνετε κάθε είδους συνδέσμους. Για παράδειγμα, μπορείτε πρώτα να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο με τον λογιστή σας, έτσι ώστε να έχει πρόσβαση στη διαχείρισή σας και να τον χρησιμοποιήσει για να υποβάλει τη δήλωσή σας, αλλά μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο με την τράπεζά σας, ώστε να μην χρειάζεται να εισαγάγετε και να εξαγάγετε μη αυτόματα τις συναλλαγές σας κάθε φορά. Εδώ θα βρείτε επίσης τον σύνδεσμο με το ηλεκτρονικό σας κατάστημα, ώστε να μπορείτε να εισάγετε αυτόματα τα τιμολόγια παραγγελιών στον ψηφιακό σας λογαριασμό. Δεν είναι πολύ δύσκολο, και στη σελίδα υποστήριξης θα βρείτε μια εκτενή εξήγηση για το πώς λειτουργούν όλα. Σας προτείνουμε λοιπόν να το εξερευνήσετε απολύτως.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found