Πως να

15 μαγικοί τύποι στο Excel

Το Excel είναι αυστηρή θεία. Από τη μία πλευρά, είναι ένα απαραίτητο εργαλείο για τη δημιουργία αναφορών, λιστών και αναλύσεων. Από την άλλη πλευρά, μπορείτε να εξαγάγετε τις πληροφορίες που θέλετε από το υπολογιστικό φύλλο μόνο εάν έχετε την τυπική γλώσσα του Excel. Τέτοιοι τύποι Excel συνδέουν όλα τα είδη σχέσεων με κελιά για να επιστρέψουν στοχευμένες πληροφορίες. Εδώ είναι 15 δυνατότητες που μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο.

Εγχειρίδιο ή οδηγός τύπου;

Υποθέτουμε ότι μέχρι τώρα έχετε κυριαρχήσει τους βασικούς τύπους για να εφαρμόσετε τις κύριες λειτουργίες. Χωρίς να εμπίπτουμε στο hocus pocus για ειδικούς, δείχνουμε πόσο χρήσιμοι τύποι συνδυάζονται. Μπορείτε να τα εισαγάγετε χειροκίνητα, αλλά μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το fxκουμπί στη γραμμή τύπων: ο οδηγός τύπου. Θα σας πάρει από το χέρι για να δημιουργήσετε τον τύπο βήμα προς βήμα.

01 Τρέχουσα ώρα

Είστε κάποιος που ξεχνά τακτικά να χρονολογεί σωστά τη δουλειά του; Ο τύπος ΣΗΜΕΡΑ συμπληρώνει αυτόματα την ημέρα, το μήνα και το έτος, ενώ η συνάρτηση ΤΩΡΑ ακόμη και προσθέτοντας χρόνο στο λεπτό. Στη συνέχεια πληκτρολογείτε = ΣΗΜΕΡΑ () ή =ΤΩΡΑ(). Αυτές οι συναρτήσεις είναι επίσης χρήσιμες σε ένα φύλλο εργασίας όπου θέλετε να υπολογίσετε μια τιμή με βάση την τρέχουσα ημέρα και ώρα. Με ένα δεξί κλικ και την επιλογή για Ιδιότητες κυττάρου Στη συνέχεια, μπορείτε να προσαρμόσετε την εμφάνιση της ημερομηνίας και της ώρας. Για να ενημερώσετε αυτήν την ώρα πληροφορίες στο ενεργό φύλλο εργασίας, πατήστε Shift + F9; χρησιμοποιήστε το F9 για να ενημερώσετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας.

02 Καταμέτρηση γεμισμένων κελιών

Εάν έχετε μια ομάδα κελιών με κείμενο και αριθμούς και θέλετε να μάθετε πόσους αριθμούς υπάρχουν σε μια επιλογή, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση ΑΡΙΘΜΟΣ. Η δομή του τύπου μοιάζει έτσι ως εξής: = COUNT (περιοχή αναζήτησης). Η περιοχή όπου πρέπει να αναζητηθεί το Excel εμφανίζεται μεταξύ των αγκυλών. Αυτό μπορεί να είναι κελιά κάτω ή το ένα δίπλα στο άλλο, αλλά μπορεί επίσης να είναι μια ορθογώνια επιλογή κελιών. Εάν υπάρχουν λέξεις στην επιλογή, θα είναι με τη λειτουργία ΑΡΙΘΜΟΣ αμέτρητος. Εάν θέλετε απλώς να μετρήσετε όλα τα κελιά όπου γράφεται κάτι, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση = ΚΟΥΝΤΑ (χωρίς τελεία).

03 Πόσο συχνά;

Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση για να μετρήσετε συγκεκριμένα δεδομένα με στοχευμένο τρόπο ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ. Ας υποθέσουμε ότι έχετε καταρτίσει ένα πρόγραμμα στο οποίο εμφανίζονται τέσσερα άτομα, και στη συνέχεια μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το =COUNTIF (περιοχή αναζήτησης, "Herman") δείτε πόσο συχνά εμφανίζεται το όνομα Herman. Εισαγάγετε το εύρος αναζήτησης μεταξύ των παρενθέσεων και επισυνάψτε το κριτήριο αναζήτησης σε εισαγωγικά.

04 Επιλεκτική προσθήκη

Η λειτουργία ΑΘΡΟΙΣΜΑ Το άθροισμα των κελιών χρησιμοποιείται ευρέως. Μια πιο έξυπνη παραλλαγή είναι SUMIF (). Κατ 'αρχάς καθορίστε την περιοχή στην οποία το Excel πρέπει να πραγματοποιήσει αναζήτηση μεταξύ των αγκυλών. Το εύρος αναζήτησης πρέπει να είναι μια σειρά συνεχόμενων κελιών. Μετά το ερωτηματικό καθορίζετε τι πρέπει να προστεθεί. Αυτά μπορεί να είναι αριθμοί ή αναφορά. Εάν πρόκειται για εξίσωση, τότε πρέπει να την επισυνάψετε σε διπλά εισαγωγικά. Για παράδειγμα =SUMIF (B20: B40; "> 50") κάνει το άθροισμα όλων των κελιών σε αυτό το εύρος που είναι μεγαλύτερο από 50.

05 Προσθήκη υπό όρους

Μπορείτε να επεκτείνετε την κατάσταση προσθήκης χρησιμοποιώντας πληροφορίες σε άλλη στήλη. Ένα παράδειγμα το καθιστά σαφές. Ας υποθέσουμε ότι έχετε αριθμούς που σχετίζονται με τρεις πόλεις: Άμστερνταμ, Ρότερνταμ και Αϊντχόβεν. Τότε μπορείτε να προσθέσετε μόνο τους αριθμούς του Άμστερνταμ με =SUMIF (εύρος; "Άμστερνταμ"; εύρος προσθήκης). Σε αυτήν την περίπτωση, ο τύπος γίνεται =SUMIF (C48: C54, "Άμστερνταμ", B48: B54). Σε απλή γλώσσα: Όταν η λέξη Άμστερνταμ κυμαίνεται από C48 έως C54, το Excel πρέπει να αθροίσει την αντίστοιχη τιμή του κελιού δίπλα του στην περιοχή B48 έως B54.

06 Συγχώνευση

Με τη λειτουργία ΒΑΘΕΙΤΕ ΤΟ ΚΕΙΜΕΝΟ ΜΑΖΙ συγχωνεύετε τα δεδομένα από διαφορετικά κελιά. Για παράδειγμα κελιά με ονόματα και επώνυμα με κάτι σαν =ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟ ΚΕΙΜΕΝΟ (E34, ""; F34). Τα διπλά εισαγωγικά με το διάστημα διασφαλίζουν ότι υπάρχει κενό μεταξύ του ονόματος και του επωνύμου. Με τον ίδιο τρόπο είναι δυνατή η συγχώνευση κειμένου με νόμισμα. Για παράδειγμα, για να προσθέσετε το νόμισμα ευρώ, πρέπει να το πληκτρολογήσετε ως συνάρτηση όπως =ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΜΕΝΟ ΚΕΙΜΕΝΟ (A1, ""; B1, "" EURO (C1)). Το διαβάζετε ως "συγχώνευση κελιών A1, B1 και C1 με κενά μεταξύ τους και τοποθετείτε το σύμβολο ευρώ μπροστά από το τρίτο στοιχείο της συγχώνευσης".

07 Τελειώστε

Το Excel έχει πολλές επιλογές για στρογγυλοποίηση. Η τυπική στρογγυλοποίηση μοιάζει με =ROUND (αριθμός, αριθμός δεκαδικών ψηφίων). Ο τύπος =ΓΥΡΟΣ (12.5624,1) επιστρέφει έτσι 12,6. Μετά από όλα, ζητάτε να στρογγυλοποιήσετε σε έναν αριθμό μετά το δεκαδικό ψηφίο. Επίσης με λειτουργία ΣΤΟΝ ΚΟΡΥΦΑ και ΓΙΑ ΣΤΟΝ ΚΑΤΩ Το Excel θα στρογγυλοποιηθεί στον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων που καθορίζετε. =ΣΤΡΟΓΓΥΛΟ ΣΤΟ Κορυφή (12.5624,2) επιστρέφει έτσι 12,57 και =ΣΤΡΟΓΓΥΛΟ (12.5624,2) αποτελέσματα σε 12,56. Η λειτουργία ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ είναι επίσης μια συνάρτηση στρογγυλοποίησης, αλλά με αυτό το Excel στρογγυλοποιείται στον πλησιέστερο ακέραιο αριθμό.

08 Κεφαλαία - πεζά γράμματα

Για να βεβαιωθείτε ότι όλα εμφανίζονται με κεφαλαία γράμματα σε μια στήλη, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ. Ο τύπος ΠΕΖΑ κάνει το αντίθετο. Και αν θέλετε κάθε λέξη να ξεκινά με κεφαλαίο γράμμα ακολουθούμενο από πεζά γράμματα, χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση ΑΡΧΙΚΕΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ. Ο τύπος =ΜΙΚΡΕΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ (B4) δείχνει το περιεχόμενο του κελιού B4, αλλά σε πεζά γράμματα.

09 Υπό συνθήκες

Όταν ένας υπολογισμός εξαρτάται από ορισμένες συνθήκες, χρησιμοποιήστε το ALS-λειτουργία. Η αρχή αυτής της συνάρτησης είναι: =IF (συνθήκη, υπολογισμός εάν πληρούται η συνθήκη, άλλες περιπτώσεις). Για να διατυπώσετε την κατάσταση, χρησιμοποιήστε τα σημάδια: = ίσο με, όχι ίσο με, > περισσότερο από, < λιγότερο από, >= περισσότερο από ή ίσο με, <= μικρότερο ή ίσο με. Ας υποθέσουμε ότι σε έναν οργανισμό όλοι λαμβάνουν ένα μπόνους που έχει πουλήσει για 25.000 ευρώ ή περισσότερο. Εάν λάβετε ένα μπόνους, η λέξη "Hooray" θα εμφανιστεί αυτόματα δίπλα στο όνομά τους, εάν όχι, θα εμφανιστεί η λέξη "Δυστυχώς". Ο τύπος που χρειάζεστε για αυτό είναι =IF (B2> = 2500; "Hore"; "Δυστυχώς").

10 μεγαλύτερα - μικρότερα

Για να βρείτε γρήγορα την υψηλότερη και χαμηλότερη τιμή υπάρχει η συνάρτηση ΜΕΓΙΣΤΗ και ΕΛΑ. Με =MAX (B2: B37) ζητάτε την υψηλότερη τιμή αυτών των κελιών και με =ΕΛΑΧΙΣΤΟ (B2: B37) έχετε τη χαμηλότερη τιμή στο εύρος. Οι λειτουργίες ΜΕΓΙΣΤΟΣ και ΜΙΚΡΟ είναι πιο λεπτές: μπορείτε επίσης να ζητήσετε το τρίτο μεγαλύτερο ή δεύτερο μικρότερο, για παράδειγμα. Το μεγαλύτερο μπορεί να βρεθεί με =ΜΕΓΑΛΟ (B2: B37,1); ο αριθμός 1 δείχνει το μεγαλύτερο. Με =ΜΕΓΑΛΟ (B2: B37,2) παίρνετε το δεύτερο μεγαλύτερο και ούτω καθεξής. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε εύκολα να συντάξετε ένα top 3 ή top 10.

11 Αναζήτηση κάθετα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε δύο φύλλα εργασίας με διαφορετικές πληροφορίες για τα ίδια άτομα. Με ΠΡΟΒΟΛΗ λάβετε τις πληροφορίες σας από το φύλλο εργασίας 2 στο φύλλο εργασίας 1. Για να το κάνουμε πιο εύκολο, έχουμε δώσει σε κάθε άτομο έναν μοναδικό αριθμό εγγραφής και στις δύο καρτέλες. Επίσης, δώστε ένα όνομα στην περιοχή στην καρτέλα 2 από την οποία θέλετε να λάβετε πληροφορίες. Σε αυτό το παράδειγμα, στο φύλλο εργασίας 2, επιλέγουμε τις στήλες A και B και πληκτρολογούμε το όνομα στο πλαίσιο ονόματος επάνω αριστερά Λίστα διευθύνσεων. Στο κελί E2 του φύλλου εργασίας 1 τοποθετούμε τη συνάρτηση ΠΡΟΒΟΛΗ. Η συσσώρευση είναι τώρα =VLOOKUP (A2, Κατάλογος, 2, FALSE). Α2 αναφέρεται στο κελί με τον αριθμό συνδρομής στο δεύτερο φύλλο εργασίας, Λίστα διευθύνσεων δηλώνει το εύρος αναζήτησης, 2 είναι ο αριθμός της στήλης στο φύλλο εργασίας 2 όπου βρίσκονται τα ζητούμενα δεδομένα. Το τελευταίο όρισμα είναι μια λογική τιμή όπου βρίσκεστε ΨΕΥΔΗΣ αν θέλετε η τιμή που βρέθηκε να ταιριάζει ακριβώς.

12 Διαγραφή κενών

Με τη λειτουργία ΤΑΚΤΟΠΟΙΗΣΗ διαγράψτε περιττά κενά σε κείμενο. Αυτή η συνάρτηση αφήνει κενά μεταξύ λέξεων, αλλά θα αφαιρέσει κενά πριν ή μετά τη λέξη. =TRIM (εύρος κελιών) χρήσιμο για κείμενο που εισάγεται από άλλο πρόγραμμα. Σε ορισμένες εκδόσεις του Excel καλείται αυτή η λειτουργία ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΧΩΡΩΝ.

13 Ανταλλαγή

Μπορείτε να μεταφέρετε το περιεχόμενο των στηλών σε σειρές ή αντίστροφα με τη συνάρτηση ΜΕΤΑΘΕΤΩ. Πρώτα επιλέξτε τα κελιά όπου πρέπει να τοποθετηθούν οι πληροφορίες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τόσα κελιά όσο η αρχική σειρά. Εδώ πληκτρολογήσαμε τα έτη στη σειρά 8 και τα τέταρτα στη στήλη A. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη συνάρτηση =ΜΕΤΑΘΕΤΩ και ανοίξτε τις παρενθέσεις. Στη συνέχεια, σύρετε τα κελιά που θέλετε να ανταλλάξετε (εδώ από τα κελιά B2 έως E5). Κλείστε τις αγκύλες και πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Shift + Enter. Αυτό θα δημιουργήσει έναν τύπο πίνακα που περιέχεται σε αγκύλες.

14 Μηνιαία αποπληρωμή

Εάν δανείζεστε για μια αγορά, πόσα πρέπει να εξοφλήσετε κάθε μήνα; Ας υποθέσουμε ότι έχετε 25.000 ευρώ (Β1δανείζεται, με επιτόκιο 6% (Β2) για 5 χρόνια (Β3). Δείχνουμε τον τύπο στον οδηγό, αλλά μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε. Μέλισσα Ενδιαφέρον να σε βάλω Β2 / 12, επειδή ο τόκος σχετίζεται με ένα έτος και θέλετε να μάθετε πόσα πληρώνετε κάθε μήνα. Μέλισσα Αριθμός όρων πολλαπλασιάζετε Β3 με 12, γιατί πρέπει να μετατρέψεις χρόνια σε μήνες. Το θέμα Ωμ που σημαίνει Τρέχουσα τιμή, δηλαδή 25.000 ευρώ. Αυτό δίνει τον τύπο =ΣΤΟΙΧΗΜΑ (B2 / 12; B3 * 12; B1) ή =ΣΤΟΙΧΗΜΑ (6% / 12,5 * 12,25000).

15 Ψεύτικες φιγούρες

Όταν πειραματίζεστε με τύπους, είναι χρήσιμο να έχετε ψεύτικα δεδομένα. Η λειτουργία ΕΠΙΛΕΞΤΕ ΜΕΤΑΞΥ δημιουργεί τυχαία δεδομένα μεταξύ μιας καθορισμένης χαμηλότερης και υψηλότερης τιμής. Η συνάρτηση =ΑΓΩΝΑ ΜΕΤΑΞΥ (50.150) παράγει αριθμούς μεταξύ 49 και 151.