Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε με πολλά άτομα στο ίδιο έγγραφο και ορισμένα μέρη έχουν ήδη τελειώσει πλήρως. Προφανώς θέλετε να αποφύγετε έναν υπερβολικά συνάδελφο συνάδελφο να παίζετε κατά λάθος με τα οριστικά μέρη του κειμένου. Ευτυχώς, το Microsoft Word έχει μια λειτουργία να προστατεύει ένα έγγραφο με τέτοιο τρόπο ώστε μόνο τα αναφερόμενα χωρίσματα να είναι διαθέσιμα για προσαρμογές άλλων ατόμων.
Συμβουλή 01: Περιορισμός επεξεργασίας
Επομένως, θέλετε να ρίξετε ένα έγγραφο του Word στην ομάδα όπου θέλετε ορισμένα τμήματα να παραμένουν μόνο για ανάγνωση, επειδή γίνεται λάθος εύκολα. Χρησιμοποιούμε εδώ στο Word 2016, αλλά λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο στο Word 2013. Ανοίξτε το έγγραφο του Word που θέλετε να προστατέψετε και μεταβείτε στην καρτέλα Να ελέγξω. Σε αυτήν την καρτέλα επιλέγετε στα δεξιά της ομάδας Ασφαλίζω η λειτουργία Περιορισμός επεξεργασίας. Αυτό θα προκαλέσει μια γραμμή για αυτήν τη λειτουργία να εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του εγγράφου. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου εδώ: Επιτρέπεται μόνο επεξεργασία αυτού του τύπου στο έγγραφο. Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Καμία αλλαγή (μόνο για ανάγνωση) επιλέγεται στο μενού. Υπάρχει επίσης μια επιλογή εδώ Εξαιρέσεις, αλλά θα επανέλθουμε σε αυτό στην άκρη 3.
Οτιδήποτε δεν επιλέξετε στη λειτουργία Περιορισμός επεξεργασίας θα μετατραπεί σε μόνο για ανάγνωση Συμβουλή 02: Να επιτρέπεται η επεξεργασία
Στη συνέχεια, επιλέγετε τα μέρη που θα επιτρέπεται σε άλλους να επεξεργαστούν. Κάντε το προσεκτικά, γιατί οτιδήποτε δεν επιλέξετε θα καταλήξει μόνο για ανάγνωση. Εάν θέλετε να επιλέξετε δύο ή περισσότερα μέρη που μπορούν να επεξεργαστούν, το κάνετε κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl ενώ κάνετε κλικ και σύρετε. Με αυτόν τον τρόπο επεκτείνετε την επιλογή.
Συμβουλή 03: Εξαιρέσεις
Μόλις επιλέξετε το κείμενο, επιστρέψτε στο παράθυρο Περιορισμός επεξεργασίας. Εκεί τσεκάρετε το πλαίσιο ελέγχου Ολοι στην ενότητα Εξαιρέσεις. Αυτό επιτρέπει σε οποιονδήποτε λαμβάνει το έγγραφο να επεξεργαστεί το περιεχόμενο που μόλις επιλέξατε. Όταν πολλά άτομα λαμβάνουν το έγγραφο, αλλά μόνο ορισμένα άτομα επιτρέπεται να επεξεργάζονται το περιεχόμενο, κάντε κλικ στο μπλε κείμενο στο παράθυρο Περισσότεροι χρήστες. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου εισαγάγετε τα ονόματα χρήστη, διαχωρισμένα με ερωτηματικό. Αυτή η μέθοδος προορίζεται κυρίως για εταιρικό δίκτυο που απαιτεί πρόσβαση σε έναν κατάλογο χρηστών δικτύου, για παράδειγμα, πρέπει να γράψετε τη διεύθυνση email ή το όνομα ως όνομα τομέα. Όποια επιλογή κι αν κάνετε, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι, ξεκινήστε την επιβολή ασφάλειας.
Συμβουλή 04: Ξεκινήστε την εφαρμογή
Κάνοντας κλικ στο κουμπί Ναι, ξεκινήστε την επιβολή ασφάλειας δεν είσαι ακόμα εκεί. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο προειδοποίηση ότι το έγγραφο δεν είναι ακόμη κρυπτογραφημένο. Έτσι, κακόβουλοι χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν το αρχείο και ακόμη και να αφαιρέσουν τον κωδικό πρόσβασης. Εισάγετε λοιπόν έναν κωδικό πρόσβασης και κάντε κλικ Εντάξει. Όσοι γνωρίζουν τον κωδικό πρόσβασης μπορούν εύκολα να αφαιρέσουν την προστασία και απλώς να επεξεργαστούν το έγγραφο. Εάν έχετε ορίσει συγκεκριμένα άτομα που μπορούν να επεξεργαστούν το έγγραφο, επιλέξτε τον κωδικό πρόσβασης Έλεγχος ταυτότητας χρήστη. Το έγγραφο είναι πλέον κρυπτογραφημένο και μπορείτε να το στείλετε στην υπόλοιπη ομάδα χωρίς προβλήματα.
Το Word σηματοδοτεί τα τμήματα κειμένου που πρόκειται να τροποποιηθούν και μετά ο παραλήπτης μπορεί εύκολα να τα επεξεργαστεί Συμβουλή 05: Οι άλλοι
Αλλά τι βλέπει το άλλο άτομο εάν έχετε εξαιρέσει εν μέρει ένα κείμενο από την επεξεργασία; Το Word θα επισημάνει το κείμενο προς επεξεργασία. Στα δεξιά, στη γραμμή Περιορισμός επεξεργασίας, ο παραλήπτης διαβάζει ότι αυτό το έγγραφο προστατεύεται από τυχαία επεξεργασία. Επιπλέον, εμφανίζονται δύο νέα μεγάλα κουμπιά εκεί. Με το επάνω κουμπί, το Word αναζητά πάντα το επόμενο τμήμα κειμένου που μπορεί να επεξεργαστεί. Το δεύτερο κουμπί καθορίζει όλες τις επεξεργάσιμες ενότητες. Σε κάθε περίπτωση, είναι συνετό να επιλέξετε την κατώτατη επιλογή: Σημειώστε τα μέρη που μπορώ να επεξεργαστώ αφήστε το.
Καταργήστε την ασφάλεια
Εάν θέλετε να αποπροστατεύσετε ένα τέτοιο έγγραφο, πρέπει να γνωρίζετε τον κωδικό πρόσβασης. Ίσως χρειαστεί να εμφανιστείτε στη λίστα ως επαληθευμένος κάτοχος του εγγράφου. Μεταβείτε στην καρτέλα Να ελέγξω στην ομάδα Ασφαλίζω και κάντε κλικ στο Περιορισμός επεξεργασίας. Στο παράθυρο εργασιών, κάντε κλικ στην επιλογή Διακοπή προστασίας και εισαγάγετε τον σωστό κωδικό πρόσβασης όταν σας ζητηθεί.
