Πως να

Εισαγάγετε δεδομένα γρήγορα και με ασφάλεια στο Excel

Πιθανότατα δεν χρειάζεται να σας πούμε ότι μπορείτε εύκολα να χαρτογραφήσετε μεγάλες ποσότητες αριθμών και άλλων δεδομένων στο Excel. Γνωρίζατε όμως ότι μπορείτε επίσης να κάνετε την εισαγωγή αυτών των δεδομένων πολύ πιο εύκολη; Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να "δημιουργήσετε" μια φόρμα εισαγωγής.

Συμβουλή 01: Γιατί;

Γιατί θα δημιουργήσετε μια φόρμα εισαγωγής όταν μπορείτε επίσης απλά να πληκτρολογήσετε δεδομένα απευθείας στο Excel; Είναι αλήθεια ότι το Excel είναι κατάλληλο για αυτό, αλλά αν έχετε εργαστεί με το πρόγραμμα περισσότερες από μία φορές, θα διαπιστώσετε επίσης ότι μερικές φορές δεν είναι πολύ πρακτικό να κάνετε πρώτα κλικ σε κελιά, τυχαία κλικ σε λάθος κελί και ούτω καθεξής στο. Η εύρεση δεδομένων σε ένα μεγάλο έγγραφο του Excel μπορεί επίσης να είναι δύσκολη κατά καιρούς. Μια συμπληρωμένη φόρμα μπορεί να κάνει όλα αυτά τα πράγματα πολύ πιο αποτελεσματικά. Η είσοδος είναι πολύ πιο γρήγορη, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι συμπληρώνετε τα πάντα με τον ίδιο τρόπο, μην ξεχνάτε ποτέ ένα πεδίο και μπορείτε επίσης να κάνετε αναζήτηση στα δεδομένα που έχετε εισαγάγει πολύ εύκολα. Ξεκινήστε λοιπόν!

Συμβουλή 02: Κουμπί προσθήκης

Ωστόσο, το πρακτικό τέτοιο έντυπο είναι, από προεπιλογή, το Excel δεν εμφανίζει καθόλου αυτήν την επιλογή. Για να μπορέσουμε να το χρησιμοποιήσουμε, θα πρέπει πρώτα να προσθέσουμε ένα κουμπί στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης (η γραμμή εργαλείων στην κορυφή με, μεταξύ άλλων, την επιλογή Αυτόματη αποθήκευση). Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κουμπί σε αυτό το μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προσαρμόστε τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Από προεπιλογή βλέπετε παρακάτω Επιλέξτε εργασίες, η επιλογή Δημοφιλείς εργασίες επιλεγμένο. Κάντε κλικ σε αυτό το αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Όλες οι εργασίες. Τώρα μετακινηθείτε μέχρι να δείτε την επιλογή Μορφή και στη συνέχεια κάντε κλικ Προσθήκη και τελικά Εντάξει. Στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης έχει προστεθεί ένα κουμπί, με το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα.

Βεβαιωθείτε ότι το Excel ξέρει τι να κάνει με τις τιμές σας

Συμβουλή 03: Οργανώστε τον πίνακα

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα για να εισαγάγετε εύκολα πληροφορίες στο έγγραφό σας στο Excel. Αλλά φυσικά το Excel δεν μπορεί να διαβάσει τις σκέψεις σας και πραγματικά δεν έχει ιδέα τι ακριβώς πρέπει να συμπεριληφθεί στη φόρμα. Ευτυχώς, δεν χρειάζεται να μπορείτε να προγραμματίσετε για να συμβεί αυτό. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να υποδείξετε ποιες πληροφορίες θα περιλαμβάνει ο πίνακας / το έγγραφό σας. Ας υποθέσουμε ότι είμαστε ο επικεφαλής ενός συλλόγου (ποδόσφαιρο, θέατρο, χορός, το ονομάζετε) και είχαμε μια επιτυχημένη ημέρα περιπάτου κατά την οποία περισσότερα από 200 άτομα συμπλήρωσαν μια φόρμα εγγραφής. Θέλουμε να εισαγάγουμε αυτές τις φόρμες όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Αυτό θα κάνουμε λοιπόν με την (ψηφιακή) φόρμα στο Excel. Γι 'αυτό πρέπει πρώτα να υποδείξουμε από κάθε στοιχείο που θα περιλαμβάνει αυτός ο πίνακας δεδομένων. Στην περίπτωσή μας, δηλαδή: Όνομα, Επώνυμο, Ημερομηνία γέννησης, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση e-mail και επιθυμητή ημερομηνία έναρξης. Φυσικά αυτοί οι τίτλοι μπορούν να είναι οτιδήποτε μπορείτε να σκεφτείτε, αυτό είναι καθαρά για το παράδειγμά μας.

Συμβουλή 04: Ιδιότητες κελιού

Ένα σημαντικό επόμενο βήμα είναι ο καθορισμός των ιδιοτήτων του κελιού. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα που πρόκειται να δημιουργήσουμε χωρίς να την ορίσετε, αλλά εάν θέλετε τα δεδομένα που εισάγετε να εμφανίζονται σωστά, είναι σημαντικό να ενημερώσετε το Excel ποια δεδομένα εισάγετε. Στην περίπτωσή μας, επιλέγουμε τη στήλη Ονομα και Επίθετο και κάντε δεξί κλικ στο Ιδιότητες κυττάρου. Τότε επιλέγουμε Κείμενο, επειδή ασχολούμαστε εδώ με απλό κείμενο. Τότε κάνουμε το ίδιο για τη στήλη Ημερομηνια γεννησης αλλά εκεί επιλέγουμε το ακίνητο Ημερομηνία. Με αυτόν τον τρόπο ενημερώνουμε το Excel ακριβώς τι είδους περιεχόμενο θα είναι σε αυτήν τη στήλη. Παρεμπιπτόντως, αυτό που ονομάζουμε στήλη σε αυτό το άρθρο μπορεί φυσικά να είναι εξίσου σωστή, επειδή μπορείτε επίσης να βάλετε κεφαλίδες στην πρώτη στήλη αντί για την πρώτη σειρά, ό, τι προτιμάτε.

Τέλος, δίνουμε στον πίνακα μια επίσημη διάταξη πίνακα, το κάνουμε επιλέγοντας τις στήλες (ή τις σειρές) και στη συνέχεια κάνοντας κλικ Αρχή και μετά Μορφοποίηση ως πίνακα κάτω από τον τίτλο Στυλ. Μπορείτε φυσικά να προσδιορίσετε πλήρως τη μορφή που θα επιλέξετε.

Συμβουλή 05: Δημιουργήστε μια φόρμα

Το Excel γνωρίζει τώρα ακριβώς ποια στοιχεία αποτελείται ο πίνακας μας και πώς πρέπει να σχεδιάσει αυτό το περιεχόμενο. Αυτό καθιστά παιδικά εύκολο να ξεκινήσετε να δημιουργείτε τη φόρμα μας τώρα. Τουλάχιστον το κάνετε, είναι θέμα πατήματος ενός κουμπιού. Επιλέξτε όλες τις επικεφαλίδες που μόλις δημιουργήσατε και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Μορφή που έχετε προσθέσει μόνοι σας στη γραμμή εργαλείων Γρήγορη πρόσβαση. Εάν παραλείψατε το βήμα μορφοποίησης στην άκρη 4 (μετά από όλα, είπαμε ότι αυτό είναι δυνατό και επιτρέπεται) τότε εμφανίζεται κάτι που μοιάζει με μήνυμα σφάλματος, αλλά στην πραγματικότητα το πρόγραμμα σας προσφέρει απλώς μερικές συμβουλές και επιλογές. κάντε κλικ στο Εντάξει. Εάν έχετε προσθέσει μια μορφή πίνακα στα κελιά, το Excel θα γνωρίζει ακριβώς τι περιμένετε από αυτό και αυτό το μήνυμα δεν θα εμφανιστεί. Θα εμφανιστεί τώρα ένα μικρό μενού και θα δείτε ότι τα πεδία εισαγωγής αυτού του μενού αντιστοιχούν στις επικεφαλίδες που έχετε δημιουργήσει για τον πίνακα σας. Μην ανησυχείτε εάν έχετε γράψει ένα τυπογραφικό λάθος: μπορείτε εύκολα να το προσαρμόσετε, μετά το οποίο η αλλαγή σας θα αντικατοπτρίζεται αμέσως στη φόρμα σας.

Συμβουλή 06: Συμπληρώστε τη φόρμα

Τώρα θα παρατηρήσετε σε δευτερόλεπτα γιατί η συμπλήρωση ενός εγγράφου Excel χρησιμοποιώντας μια φόρμα είναι πολύ πιο βολική. Δίπλα στις κεφαλίδες που έχετε εισαγάγει, θα δείτε ένα πεδίο εισαγωγής στο παράθυρο. Μπορείτε να εισαγάγετε τα πραγματικά δεδομένα σε αυτό. Όταν βρίσκεστε σε ένα πεδίο και έχετε πληκτρολογήσει την επιθυμητή τιμή, πατήστε το πλήκτρο Tab για να μετακινηθείτε γρήγορα στο επόμενο πεδίο. Όταν πατάτε το πλήκτρο Enter, το περιεχόμενο προστίθεται στην φόρμα. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα σας πολύ γρήγορα, χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε για αντικατάσταση κατά λάθος από λάθος κελί. Εάν θέλετε να πλοηγηθείτε ακόμη πιο γρήγορα μεταξύ των πεδίων (για παράδειγμα, εάν δεν θέλετε απαραίτητα να συμπληρώσετε όλα τα πεδία), μπορείτε επίσης να μεταβείτε χρησιμοποιώντας το πλήκτρο Alt. Κάτω από τις κεφαλίδες σας θα δείτε παύλες με συγκεκριμένα γράμματα: όταν πατάτε αυτό το γράμμα σε συνδυασμό με το πλήκτρο Alt, ο δρομέας σας θα μεταβεί απευθείας στο αντίστοιχο πεδίο.

Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε σφάλματα για εσφαλμένες καταχωρήσεις

Συμβουλή 07: Αναζήτηση δεδομένων

Κάθε φορά που πατάτε Enter, οι πληροφορίες που εισαγάγατε στα πεδία θα προστίθενται στο φύλλο Excel. Ωστόσο, το παράθυρο της φόρμας δεν είναι μόνο χρήσιμο για την εισαγωγή δεδομένων, αλλά διευκολύνει επίσης την αναζήτηση των δεδομένων σας. Όταν κάνετε κλικ στο παράθυρο φόρμας Αναζήτηση προηγούμενων ή Βρείτε το επόμενο, τότε μπορείτε εύκολα να μετακινηθείτε στις τιμές του εγγράφου Excel. Ωστόσο, εάν αναζητάτε ένα σύνολο συγκεκριμένων τιμών, κάντε κλικ στο κουμπί Κριτήρια και απλώς εισαγάγετε τα κριτήρια που θέλετε να αναζητήσετε (για παράδειγμα, όλες οι γραμμές με συγκεκριμένη ημερομηνία γέννησης). Όταν είστε τώρα Αναζήτηση προηγούμενων ή Βρείτε το επόμενο Θα εμφανίζονται μόνο οι τιμές που πληρούν τα κριτήρια που έχετε εισαγάγει. Αυτό που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι τα δεδομένα που αναζητάτε μπορούν στη συνέχεια να αλλάξουν πολύ εύκολα. Ας υποθέσουμε ότι έχετε βρει μια καταχώριση και πληκτρολογείτε κάτι άλλο πάνω της, αυτό το κείμενο θα αντικατασταθεί στο φύλλο Excel μόλις πατήσετε Enter. Οπότε να προσέχεις. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε δεδομένα κάνοντας απλώς κλικ αφαιρώ όταν βρείτε μια συγκεκριμένη καταχώριση.

Συμβουλή 08: Περιορίστε την ημερομηνία

Ας υποθέσουμε ότι συμπληρώνετε αυτές τις 200 φόρμες και πάλι ότι υπάρχει ένα συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών όπου δεν μπορούν να ξεκινήσουν μαθήματα / δραστηριότητες. Εάν σκέφτεστε τώρα: Θα το θυμάμαι αυτό, αλλά λάβετε υπόψη ότι η ημερομηνία έναρξης δεν εμπίπτει σε αυτό το εύρος, τότε συχνά θα απογοητευτείτε: οι περισσότεροι άνθρωποι είναι ένα αστέρι στην υπερεκτίμηση της μνήμης και της προσοχής τους. Είναι πολύ πιο βολικό να έχετε το Excel να υποδεικνύει ότι δεν επιτρέπεται ένα συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών! Αυτό το κάνετε με τη βοήθεια της επικύρωσης δεδομένων. Απλώς κλείστε τη φόρμα και επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη Επιθυμητή ημερομηνία έναρξης. Ας υποθέσουμε ότι δεν είναι δυνατό να ξεκινήσετε μεταξύ 1 Μαρτίου 2019 και 16 Μαρτίου 2019. Τώρα κάντε κλικ στην κορδέλα δεδομένα στο κύπελλο Εργαλεία για δεδομένα επί Επικύρωση δεδομένων. Στο αναδυόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού παρακάτω Να επιτρέπεις επί Ημερομηνία. Επιλέξτε κάτω Δεδομένος μπροστά απο Όχι ενδιάμεσα και στη συνέχεια συμπληρώστε 1-3-2019 κάτω Ημερομηνία έναρξης και 3/16/2019 στις Ημερομηνία λήξης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ (ακόμα στο αναδυόμενο παράθυρο) στην καρτέλα Μήνυμα λάθους και συμπληρώστε παρακάτω Μήνυμα λάθους εισάγετε τον λόγο για τον οποίο δεν επιτρέπεται αυτή η ημερομηνία, για παράδειγμα: "Ημερομηνία δεν επιτρέπεται, εκπαιδευτής σε διακοπές". Τώρα, όταν προσπαθείτε να εισαγάγετε μια ημερομηνία στο "απαγορευμένο" εύρος, θα λάβετε το μήνυμα σφάλματος που έχετε εισαγάγει.

Συμβουλή 09: Προ-πλήρωση

Στο παράδειγμα που αναφέραμε εδώ, όλα τα πεδία συμπληρώνονται χρησιμοποιώντας τη φόρμα. Ωστόσο, είναι επίσης πιθανό να εισαγάγετε μια προεπιλεγμένη τιμή για μια συγκεκριμένη στήλη. Για παράδειγμα: η επιθυμητή ημερομηνία έναρξης πρέπει να είναι πάντα την 1η Μαΐου 2019. Ας υποθέσουμε ότι υπάρχει ένα κενό φύλλο Excel με μόνο τις κεφαλίδες του πίνακα. Στην περίπτωση μας στο κελί F2 (παρακάτω Επιθυμητή ημερομηνία έναρξης) εισάγουμε τον ακόλουθο τύπο στη γραμμή τύπων: = IF (A2 "", "2019-05-05", ""). Στην πραγματικότητα, λέει εδώ: μόλις εισαχθεί κάτι στο κελί A2, βάλτε στο κελί που περιέχει αυτόν τον τύπο (F2) την τιμή 5/1/2019. Τώρα κάντε κλικ στο κελί και σύρετε το μικρό πράσινο τετράγωνο κάτω δεξιά αρκετά κάτω (μέσα στην ίδια στήλη), για να εφαρμόσετε τον τύπο στα υπόλοιπα κελιά αυτής της στήλης. Εάν εισάγετε τώρα δεδομένα στη φόρμα σας, θα δείτε ότι το πεδίο Επιθυμητή ημερομηνία έναρξης δεν μπορεί πλέον να συμπληρωθεί. Αυτό σημαίνει ότι η 1-5-2019 εισάγεται εδώ ως στάνταρ.

Συμβουλή 10: Πληροφορίες υπό όρους

Ένα ενδιαφέρον πράγμα για το τέχνασμα που κάναμε στην άκρη 9 είναι ότι μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να χρησιμοποιήσετε δεδομένα υπό όρους. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι τα νέα μέλη που έχουν γεννηθεί πριν από το 1995 συμμετέχουν σε μια συγκεκριμένη ομάδα της οποίας η ημερομηνία έναρξης είναι η 1η Μαΐου, αλλά τα μέλη που γεννήθηκαν το 1995 ή μετά από ένα μέλος της ομάδας των οποίων η ημερομηνία έναρξης είναι η 1η Ιουνίου. Για λόγους απλότητας, ας αλλάξουμε το πεδίο ημερομηνίας γέννησης σε έτος γέννησης (μπορεί επίσης να γίνει παρέκταση από μια ολόκληρη ημερομηνία, αλλά αυτό είναι πολύ πιο περίπλοκο). Ρυθμίστε τις Ιδιότητες κελιού αυτής της στήλης και επιλέξτε Αριθμός αντί για Ημερομηνία.

Στο κελί F2 (επιθυμητή ημερομηνία έναρξης) εισάγουμε τώρα τον ακόλουθο τύπο = IF (C2> 1994, "6/1/2019", "5/1/2019"). Για να συνοψίσω και πάλι: εδώ λέει ότι εάν το C2 (έτος γέννησης) περιέχει ένα έτος μεγαλύτερο από το 1994 (δηλ. 1995 και υψηλότερο), τότε το F2 πρέπει να εμφανίσει την ημερομηνία 1 Ιουνίου και σε όλες τις άλλες περιπτώσεις πρέπει να διαβάσει την 1η Ιουνίου. . Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε πραγματικά να σώσετε πολλή δουλειά.