Ένα φύλλο εργασίας στο Excel μπορεί να περιέχει χιλιάδες στήλες και περισσότερες από ένα εκατομμύριο σειρές. Αυτό το πλεονέκτημα είναι επίσης μειονέκτημα, διότι αν συγκεντρώσετε πολλά δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας, γίνεται γρήγορα ένα μπερδεμένο χάος. Είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε ξεχωριστά φύλλα εργασίας στο ίδιο αρχείο για την επεξεργασία όλων των ειδών δεδομένων, τύπων και γραφημάτων.
Συμβουλή 01: Ονομασία
Κάθε βιβλίο εργασίας στο Excel αποτελείται από ένα ή περισσότερα φύλλα εργασίας. Όταν εργάζεστε με μεγάλο αριθμό δεδομένων, είναι καλύτερο να τα διατηρείτε σε διαφορετικά φύλλα εργασίας του ίδιου βιβλίου εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο διατηρείτε όλα τα δεδομένα μαζί, ενώ οι διαφορετικές ομάδες δεδομένων είναι ακόμα σαφώς διαιρεμένες. Εάν δημιουργήσετε πολλά φύλλα εργασίας, το Excel θα τα αριθμήσει ως εξής: Φύλλο 1, Φύλλο 2, Φύλλο 3, ... Αλλά για να μπορείτε να τα διαχειριστείτε καλύτερα, είναι πιο λογικό να τους δώσετε ένα διακριτικό όνομα. Αυτά μπορεί να είναι χρόνια, πόλεις ή μήνες, αρκεί το όνομα να δείχνει τι ακριβώς υπάρχει στο φύλλο εργασίας. Λάβετε υπόψη ότι κάθε φύλλο εργασίας πρέπει να έχει ένα μοναδικό όνομα. Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα φύλλων που θέλετε να μετονομάσετε και επιλέξτε Μετονομασία. Πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ οπουδήποτε έξω από το φύλλο εργασίας. Μπορείτε επίσης να κάνετε διπλό κλικ σε μια καρτέλα φύλλων για να τη μετονομάσετε.
Εμφάνιση καρτελών φύλλων
Εάν λάβετε ένα αρχείο Excel από κάποιον, αλλά δεν βλέπετε καρτέλες φύλλου εργασίας, η επιλογή είναι Εμφάνιση καρτελών φύλλων πιθανότατα απενεργοποιήθηκε για αυτό το έγγραφο. Παω σε Αρχείο / Επιλογές / Για προχωρημένους. Ελέγξτε κάτω Εμφάνιση επιλογών για αυτό το βιβλίο εργασίας ή το πλαίσιο ελέγχου δίπλα Εμφάνιση καρτελών φύλλων είναι ενεργοποιημένο.
Δεν είναι τόσο εύκολο όσο η μετακίνηση ενός φύλλου εργασίας στο ίδιο βιβλίο εργασίας Συμβουλή 02: Εισαγωγή φύλλου
Δίπλα στις καρτέλες των φύλλων εργασίας θα βρείτε ένα κουμπί με το σύμβολο συν. Αυτό είναι το κουμπί για να δημιουργήσετε ένα νέο φύλλο εργασίας. Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στην καρτέλα στην κορδέλα Αρχή να πάω. Εκεί επιλέγετε στην ομάδα Κελιά η εργασία Εισαγωγή / Εισαγωγή φύλλου. Για να διαγράψετε ένα φύλλο εργασίας, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα φύλλων και επιλέξτε αφαιρώ. Ή πηγαίνετε ξανά στην καρτέλα Αρχή όπου Διαγραφή / Διαγραφή φύλλου επιλέγω.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ήδη τέσσερα φύλλα εργασίας και θέλετε να προσθέσετε τρία νέα φύλλα εργασίας σε αυτά, ο γρηγορότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να πατήσετε το πλήκτρο Shift και να επιλέξετε τον αριθμό των υπαρχουσών καρτελών φύλλων που χρειάζεστε στο κάτω μέρος του φύλλου εργασίας. Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ στις επιλεγμένες καρτέλες φύλλων και επιλέξτε Εισάγετε. Το Excel θα προσθέσει ταυτόχρονα τον επιλεγμένο αριθμό φύλλων εργασίας.
Συμβουλή 03: Αντιγραφή φύλλων εργασίας
Δεν είναι τόσο εύκολο όσο η μετακίνηση ενός πάγκου εργασίας. Κάντε κλικ στην καρτέλα φύλλων με το ποντίκι σας και σύρετε το εικονίδιο φύλλου στην επιθυμητή θέση στη σειρά των καρτελών φύλλων. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε ένα φύλλο εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε Ctrl και μετά σύρετε την καρτέλα φύλλων στη σωστή θέση στη σειρά των καρτελών φύλλων. Ένα σύμβολο συν θα εμφανιστεί στο εικονίδιο φύλλων. Αφήστε το κουμπί του ποντικιού πριν από την απελευθέρωση του πλήκτρου Ctrl έτσι ώστε το Excel να τοποθετήσει ένα αντίγραφο του επιλεγμένου φύλλου εργασίας σε αυτήν τη θέση. Στην έκδοση macOS του Excel, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο Alt αντί για το πλήκτρο Ctrl για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του φύλλου εργασίας.
Συμβουλή 04: Σε άλλο βιβλίο εργασίας
Έχουμε μιλήσει για τη μετακίνηση και την αντιγραφή φύλλων εργασίας στο ίδιο βιβλίο εργασίας μέχρι στιγμής. Αλλά μπορείτε επίσης να μετακινήσετε ένα φύλλο εργασίας σε άλλο βιβλίο εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι και τα δύο βιβλία εργασίας είναι ανοιχτά. Για λόγους σαφήνειας, θα ονομάσουμε το βιβλίο εργασίας από το οποίο θέλουμε να αντιγράψουμε ένα φύλλο εργασίας WorkbookSource.xlsx. Καλούμε το βιβλίο εργασίας στο οποίο θέλουμε να επικολλήσουμε το φύλλο εργασίας WorkbookTarget.xlsx. Στο WorkbookSource.xlsx, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα φύλλων που θέλετε να αντιγράψετε και επιλέξτε την εντολή Μετακίνηση ή αντιγραφή. Θα ανοίξει ένα μικρό παράθυρο, όπου μπορείτε να ορίσετε την επιλογή στο πλαίσιο Προς το φάκελο Βιβλίο εργασίαςTarget.xlsx επιλέγω. παρακάτω Σκέπασμα καθορίζετε σε ποια θέση θα πρέπει να τοποθετηθεί το φύλλο εργασίας. Και στο κάτω μέρος μπορείτε να υποδείξετε εάν το Excel πρέπει να δημιουργήσει ένα αντίγραφο του επιλεγμένου φύλλου εργασίας. Εάν δεν το ελέγξετε, το Excel δεν θα αντιγράψει το φύλλο εργασίας, αλλά θα το μετακινήσει από έναν φάκελο στον άλλο.
Απλά ελέγξτε
Κατά τη μετακίνηση ενός φύλλου εργασίας σε άλλο βιβλίο εργασίας, δώστε προσοχή σε τυχόν τύπους που αναφέρονται σε κελιά στο τρέχον βιβλίο εργασίας. Εφόσον οι τύποι είναι κατασκευασμένοι με δεδομένα από το ίδιο φύλλο εργασίας, τίποτα δεν είναι λάθος. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιούνται τύποι που αναφέρονται σε δεδομένα σε άλλα φύλλα εργασίας, τότε αυτοί οι τύποι δεν είναι πλέον σωστοί μετά τη μετακίνηση του φύλλου εργασίας.
Μπορείτε να εφαρμόσετε προσαρμογές σε πολλά φύλλα εργασίας ταυτόχρονα ομαδοποιώντας ταΣυμβουλή 05: Χρώματα
Για να το διατηρήσετε οργανωμένο, μπορείτε όχι μόνο να δώσετε στις καρτέλες ένα κατάλληλο όνομα, αλλά και ένα χρώμα. Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα φύλλου εργασίας και ορίστε την επιλογή Χρώμα καρτέλας. Αυτό ανοίγει την παλέτα με τα χρώματα θέματος και τα προεπιλεγμένα χρώματα. Με την επιλογή Περισσότερα χρώματα ανοίγει το εργαλείο επιλογής χρωμάτων των Windows όπου μπορείτε να επιλέξετε κάθε πιθανό χρώμα. Εάν η καρτέλα φύλλων έχει μια ελαφριά κλίση σε αυτό το χρώμα, αυτό σημαίνει ότι το φύλλο εργασίας είναι επιλεγμένο. Κάντε κλικ σε μια καρτέλα άλλου φύλλου εργασίας για να δείτε την πραγματική αλλαγή χρώματος.
Συμβουλή 06: Ομάδα
Μπορείτε να εφαρμόσετε προσαρμογές σε πολλά φύλλα εργασίας ταυτόχρονα, ομαδοποιώντας προσωρινά. Για να ομαδοποιήσετε τα φύλλα εργασίας, πατήστε το πλήκτρο Ctrl κάνοντας κλικ στις διαφορετικές καρτέλες φύλλων μία προς μία. Στη συνέχεια, όταν μορφοποιείτε τα δεδομένα των κελιών σε ένα συγκεκριμένο χρώμα ή γραμματοσειρά σε ένα φύλλο της ομάδας, τα ίδια κελιά στα άλλα ομαδοποιημένα φύλλα εργασίας θα κληρονομήσουν την ίδια μορφοποίηση. Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε δεδομένα σε αυτήν τη μία καρτέλα, μετά την οποία τα ίδια δεδομένα θα εμφανίζονται και στις άλλες καρτέλες. Μην ξεχάσετε να καταργήσετε την ομαδοποίηση, διαφορετικά θα συνεχίσετε να προσαρμόζετε τα δεδομένα σε όλα τα ομαδοποιημένα φύλλα εργασίας χωρίς να το συνειδητοποιείτε. Για αποσυμπίεση, κάντε δεξί κλικ σε μία από τις καρτέλες και επιλέξτε Κατάργηση ομαδοποίησης φύλλων.
Συμβουλή 07: Εναλλαγή
Εάν εργάζεστε με πολλά φύλλα εργασίας, οι καρτέλες ενδέχεται να μην χωράνε όλες στο παράθυρο του Excel. Μπορείτε να κάνετε κύλιση στα φύλλα εργασίας με διάφορους τρόπους. Στα Windows, θα δείτε τρεις οριζόντιες κουκκίδες στο ένα ή και στα δύο άκρα της γραμμής εργασιών. Κάντε κλικ στις τρεις κουκκίδες για να περιηγηθείτε στις καρτέλες φύλλων προς αυτήν την κατεύθυνση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το δεξί και το αριστερό βέλος της γραμμής καρτελών. Εάν κάνετε κλικ στο αριστερό βέλος κρατώντας πατημένο το Ctrl, θα μεταβείτε στο πρώτο φύλλο.
Συντομεύσεις
Οι λάτρεις των συντομεύσεων πληκτρολογίου, δίνουμε ένα άλλο κόλπο για γρήγορη εναλλαγή μεταξύ των φύλλων εργασίας. Η συντόμευση πληκτρολογίου για να επιλέξετε το επόμενο φύλλο είναι Ctrl + Page Down. Λογικά, η συντόμευση πληκτρολογίου για να επιλέξετε το προηγούμενο φύλλο είναι τότε Ctrl + Page Up. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα Ctrl και Shift για να επιλέξετε πολλά φύλλα. Έχουμε ήδη εξηγήσει τη μέθοδο εργασίας με το Ctrl στην άκρη 6. Το Shift σάς επιτρέπει να επιλέξετε ένα συνεχόμενο εύρος φύλλων κάνοντας κλικ στην πρώτη και την τελευταία καρτέλα του εύρους.
Συμβουλή 08: Επιπλέον χώρος
Στα Windows, υπάρχει μια γραμμή κύλισης στο κάτω μέρος του παραθύρου του Excel που καταλαμβάνει αρκετό χώρο. Εάν εργάζεστε με πολλά φύλλα εργασίας, θα εξαντληθεί ο χώρος για να δείτε όλες τις καρτέλες φύλλων. Τότε είναι ωραίο να γνωρίζετε ότι μπορείτε να κάνετε τη γραμμή καρτελών μεγαλύτερη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ με το δείκτη του ποντικιού στις τρεις κάθετες κουκκίδες στα αριστερά της γραμμής κύλισης. Στη συνέχεια, σύρετε τις τρεις τελείες προς τα δεξιά για να συντομεύσετε το ρυθμιστικό.
Με ένα απλό τέχνασμα είναι δυνατή η προβολή πολλών φύλλων εργασίας ταυτόχρονα Συμβουλή 09: Περισσότερα φύλλα στο παράθυρο
Όταν εργάζεστε με πολλά φύλλα εργασίας, συνήθως βλέπετε μόνο ένα φύλλο εργασίας στην οθόνη. Αλλά με ένα απλό τέχνασμα είναι δυνατή η ταυτόχρονη προβολή πολλών φύλλων εργασίας. Το δείχνουμε αυτό με τα φύλλα εργασίας: Κοπεγχάγη, Βρυξέλλες, Άμστερνταμ. Βεβαιωθείτε ότι το πρώτο φύλλο εργασίας (Κοπεγχάγη) είναι ορατό και μεταβείτε στην καρτέλα μέσω της κορδέλας Αγαλμα. Κάντε κλικ στο κουμπί σε αυτήν την καρτέλα Νέο παράθυρο. Αυτό θα σας δείξει το ίδιο φύλλο εργασίας σε ένα δεύτερο παράθυρο. Σε αυτό το δεύτερο παράθυρο, κάντε κλικ στην καρτέλα φύλλων των Βρυξελλών, ώστε να εμφανιστεί. Εφόσον θέλετε να εμφανίσετε ένα τρίτο φύλλο εργασίας, χρησιμοποιήστε το κουμπί Νέο παράθυρο πάλι. Και σε αυτό το τρίτο παράθυρο, κάντε κλικ στην καρτέλα φύλλων του Άμστερνταμ. Το τρίτο παράθυρο μπορεί να αναγνωριστεί από την ένδειξη 3 πίσω από το όνομα του αρχείου στη γραμμή τίτλου. Τώρα μπορείτε να συνδυάσετε τα τρία ανοιχτά παράθυρα κάνοντας κλικ στην κορδέλα στην καρτέλα Αγαλμα το κουμπί Όλα τα παράθυρα για να κάνετε κλικ. Θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο διαλόγου που ρωτά πώς θέλετε να συνδυάσετε τα παράθυρα. Επιλέγω Δίπλα-δίπλα και επιβεβαιώστε με Εντάξει. Όλα τα ανοιχτά παράθυρα είναι τώρα τακτοποιημένα το ένα δίπλα στο άλλο.
Συμβουλή 10: Απόκρυψη
Θέλετε να αποκρύψετε ορισμένα φύλλα εργασίας; Που μπορεί. Κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα που θα εξαφανιστεί από την προβολή και επιλέξτε Κρύβω στο μενού περιβάλλοντος. Για να επαναφέρετε ένα κρυφό φύλλο εργασίας στην επιφάνεια, κάντε δεξί κλικ σε μία από τις άλλες καρτέλες και επιλέξτε την εντολή Ορατός. Εάν ήταν κρυμμένα πολλά φύλλα εργασίας, το Excel θα ρωτήσει σε ένα αναδυόμενο παράθυρο ποιο φύλλο εργασίας θέλετε να εμφανιστεί.
Συμβουλή 11: Λίστα φύλλων
Όπου συζητήσαμε στην άκρη 7 πώς να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των διαφορετικών καρτελών, υπάρχει ένας άλλος τρόπος, δηλαδή η λίστα φύλλων. Αυτή είναι μια λίστα με όλα τα ορατά φύλλα. Πώς ανοίγετε τη λίστα φύλλων; Κάντε δεξί κλικ στα κουμπιά πλοήγησης της καρτέλας, αυτό είναι ένα στόμα από τα δύο βέλη πλοήγησης που βλέπετε στο κάτω αριστερό μέρος των καρτελών φύλλων. Θα εμφανιστεί μια λίστα με τα φύλλα εργασίας από το βιβλίο εργασίας όπου μπορείτε απλά να κάνετε διπλό κλικ στο όνομα του φύλλου που θέλετε να ενεργοποιήσετε.
Αριθμός φύλλων
Πόσα φύλλα εργασίας εμφανίζεται το Excel όταν ξεκινάτε ένα νέο βιβλίο εργασίας; Αυτό εξαρτάται από τις ρυθμίσεις. Κάντε κλικ στην κορδέλα στην καρτέλα Αρχείο. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Επιλογές. Στο παράθυρο Επιλογές για Excel επιλέγετε στην αριστερή στήλη Γενικός και μετά ψάχνετε στο τμήμα Όταν δημιουργούνται νέα βιβλία εργασίας η εργασία Αριθμός φύλλων προς εγγραφή. Χρησιμοποιήστε τον μετρητή για να υποδείξετε πόσα φύλλα εργασίας πρέπει να περιέχει ένα νέο βιβλίο εργασίας.
Συμβουλή 12: Πρότυπο
Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο Excel ως αρχείο .xltx, γίνεται πρότυπο. Αυτό θα μετατρέψει και όλα τα άλλα φύλλα εργασίας αυτού του αρχείου σε πρότυπα. Το αντίθετο είναι επίσης δυνατό. Μπορείτε να εισαγάγετε ένα πρότυπο σε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας ως νέο φύλλο εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ σε μια υπάρχουσα καρτέλα και επιλέξτε την εντολή Εισάγετε. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου θα επιλέξετε τι θα εισαγάγετε. Από εδώ μπορείτε επίσης να συμβουλευτείτε και να επιλέξετε τα ηλεκτρονικά πρότυπα του Office. Ένα πρότυπο που εισάγετε με αυτόν τον τρόπο τοποθετείται αυτόματα μπροστά από την καρτέλα φύλλων που επιλέξατε.
Συμβουλή 13: Προστατέψτε
Προστατεύετε ένα φύλλο εργασίας για να αποτρέψετε εσάς ή κάποιον άλλον από την τυχαία αλλαγή σε αυτό. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα στην κορδέλα Να ελέγξω και επιλέξτε στην ομάδα Ασφαλίζω μπροστά απο Προστατέψτε το φύλλο. Στο αναδυόμενο παράθυρο μπορείτε να υποδείξετε τι επιτρέπεται στον χρήστη να κάνει. Εάν ο χρήστης δεν επιτρέπεται να κάνει κάτι σε αυτό, αφαιρέστε όλα τα σημάδια ελέγχου. Στη συνέχεια, εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης για να βεβαιωθείτε ότι η ασφάλεια δεν μπορεί να αφαιρεθεί εν μία νυκτί. Για επιβεβαίωση, το Excel θα ζητήσει να επαναλάβει τον κωδικό πρόσβασης.
