Είτε θέλετε να διατηρήσετε όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα email σας για επαγγελματικούς λόγους ή μόνο για νοσταλγία, το να τα αφήσετε όλα στα ενεργά εισερχόμενά σας δεν είναι πολύ πρακτικό. Ευτυχώς, υπάρχουν λύσεις για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή την αρχειοθέτηση των μηνυμάτων σας, με το MailStore Home να είναι μία από τις πιο ευέλικτες.
Μερικές εκατοντάδες μηνύματα στα εισερχόμενά σας ή έξω είναι ακόμα διαχειρίσιμα, αλλά όταν ο αριθμός των μηνυμάτων φτάσει τις χιλιάδες, γίνεται γρήγορα σύγχυση. Ανυπομονούμε καλύτερα για μια ομαλή στρατηγική δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ή αρχειοθέτησης.
Φυσικά δεν μπορούμε να καλύψουμε όλες τις γνωστές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πελάτες και, ως εκ τούτου, κάναμε μια προσεκτικά επιλεγμένη επιλογή: MS Outlook και Gmail. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά βασικά εργαλεία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και τις ενσωματωμένες δυνατότητες αρχειοθέτησης πρώτα. Τότε είναι η σειρά του ισχυρού εργαλείου δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και αρχειοθέτησης MailStore Home, το οποίο μπορεί να χειριστεί μια ποικιλία πελατών και υπηρεσιών email.
01 αντίγραφα ασφαλείας του Outlook
Ενώ μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας μη αυτόματων μηνυμάτων Outlook - μπορείτε ακόμη και απλά να μεταφέρετε και να αποθέσετε μια επιλογή e-mail σε ένα φάκελο δίσκου, ώστε να καταλήξουν σε ένα αρχείο msg - αλλά αυτό είναι αρκετά επίπονο. Ευτυχώς, υπάρχει ένα εργαλείο που αυτοματοποιεί ολόκληρη τη διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας: Safe PST Backup. Η πληρωμένη έκδοση κοστίζει 29,96 €, αλλά μπορείτε επίσης να προχωρήσετε πολύ με τη δωρεάν έκδοση. Ο κύριος περιορισμός του τελευταίου είναι ότι μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας μόνο ενός προφίλ Outlook.
Λήψη και εγκατάσταση του εργαλείου. Στην πρώτη εκκίνηση, το πρόγραμμα σας ζητά να καθορίσετε έναν εφεδρικό φάκελο, μετά τον οποίο κάνετε κλικ στο κουμπί Ξεκινήστε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας μπορεί να πιέσει. Θα δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας για τα αρχεία pst που σχετίζονται με το προφίλ σας στο Outlook. Εκτός από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα τέτοιο αντίγραφο ασφαλείας περιλαμβάνει επίσης επαφές και ημερολόγια.
Από προεπιλογή, δημιουργείται ένα αντίγραφο ασφαλείας κάθε ώρα. Διά μέσου Επιλογές / Χρονοδιάγραμμα μπορείτε να προσαρμόσετε αυτήν τη συχνότητα ή αν επιλέξετε Χειροκίνητα.
Εάν το αρχικό αρχείο pst καταστραφεί ποτέ, απλώς αντικαταστήστε το με το αντίγραφο ασφαλείας. Μπορείτε να βρείτε τη σωστή τοποθεσία στο Outlook μέσω Ρυθμίσεις αρχείου / λογαριασμού (2x) / Αρχεία δεδομένων.
02 αντίγραφα ασφαλείας του Gmail
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να ασφαλίσετε τα μηνύματά σας στο Gmail. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε την υπηρεσία να προωθεί αμέσως όλα τα εισερχόμενα μηνύματα σε γραμματοκιβώτιο άλλης υπηρεσίας αλληλογραφίας. Ή χρησιμοποιείτε μια συνταγή IFTTT για την αποστολή μηνυμάτων ή συνημμένων σε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud όπως το Dropbox ή το Google Drive (για παράδειγμα). Με τη δωρεάν έκδοση του Spinbackup μπορείτε να εξασφαλίσετε συνολικά έως 4 GB μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνολικά, με καθημερινή εφεδρική συχνότητα και με ισχυρή κρυπτογράφηση AES.
Μια εύχρηστη εναλλακτική λύση είναι το UpSafe. Εγκαταστήστε το εργαλείο και εκκινήστε το. κάντε κλικ στο Συνδεθείτε με το Google, συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας Google και πατήστε Επιτρέπω. Για σένα Ξεκινήστε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ανοίγετε πρώτα Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Εδώ καθορίζετε ποια e-mail θέλετε να συμπεριλάβετε στο αντίγραφο ασφαλείας. Αυτό το κάνετε βάσει κριτηρίων όπως Ημερομηνία αποστολής, Από περιέχει και (μέσω επιλογής από) φυλλάδια. Παρόμοιες επιλογές είναι διαθέσιμες στην καρτέλα Αρχειοθέτηση, αλλά σε αυτήν την περίπτωση, τα αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων θα καταργηθούν από το λογαριασμό σας στο Gmail. Στην καρτέλα Αποθήκευση επιλέξτε μια κατάλληλη θέση αποθήκευσης στον υπολογιστή σας. Μετά από μια δωρεάν εγγραφή έρχεται επίσης η επιλογή Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα διαθέσιμο: ένα είδος συντόμευσης στο Windows Task Scheduler με το οποίο μπορείτε να υποδείξετε ακριβώς πότε και πόσο συχνά θέλετε ένα τέτοιο αντίγραφο ασφαλείας.
Παρεμπιπτόντως, το UpSafe παρέχει ένα παρόμοιο εργαλείο για το MS Outlook.
03 Αρχειοθέτηση του Outlook
Το ίδιο το Outlook 365/2016 παρέχει μια αρκετά στοιχειώδη λειτουργία αρχειοθέτησης μέσω του φακέλου αλληλογραφίας Αρχείο. Κατ 'αρχήν, δεν χρειάζεται να κάνετε περισσότερα από το να επιλέξετε τα σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (για παράδειγμα) στα δικά σας Inbox, πατώντας το πλήκτρο Backspace και την καρτέλα Αρχή το κουμπί Αρχειοθέτηση να πατήσω. Ή απλά σύρετε την επιλογή σας στο φάκελο αρχειοθέτησης. Διά μέσου Αρχείο / Βοηθητικά προγράμματα / Ορισμός φακέλου αρχειοθέτησης προαιρετικά μπορείτε να ορίσετε έναν άλλο φάκελο για αυτό.
Για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία αρχειοθέτησης, μεταβείτε στο Αρχείο / Επιλογές / Για προχωρημένους. Πατήστε το κουμπί εδώ Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης και κάντε τις επιθυμητές ρυθμίσεις. Για παράδειγμα, καθορίζετε τη συχνότητα (τυπική Κάθε 14 ημέρες) και τη θέση του φακέλου αρχειοθέτησης (αρχείο .pst) Μετακίνηση παλαιών αντικειμένων σε. Πατήστε το κουμπί Εφαρμόστε αυτές τις ρυθμίσεις σε όλους τους φακέλους και επιβεβαιώστε με Εντάξει. Ή μπορείτε να είστε πιο επιλεκτικοί: κάντε δεξί κλικ σε ένα φάκελος αλληλογραφίας, επιλέξτε Ιδιότητες και ανοίξτε την καρτέλα Αυτόματο αρχείο. Ορίστε την επιλογή Αρχειοθετήστε στοιχεία σε αυτόν το φάκελο με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις ή Αρχειοθετήστε αυτόν το φάκελο με τις ακόλουθες ρυθμίσεις αν θέλετε να παρεκκλίνουν από τους τυπικούς κανόνες σας.
04 αρχειοθέτηση του Gmail
Όταν τοποθετείτε ένα σημάδι επιλογής σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας στο Gmail και μετά στην κορυφή Αρχειοθέτηση η επιλογή αλληλογραφίας θα εξαφανιστεί από τα εισερχόμενά σας. Μπορείτε να το βρείτε στο φάκελο Όλα τα email (αν είναι απαραίτητο, κάντε κλικ εδώ πρώτα Περισσότερο). Εάν θέλετε να επαναφέρετε τα μηνύματα στα Εισερχόμενά σας, επιλέξτε τα ξανά και κάντε κλικ στο επάνω μέρος Μετακίνηση στα εισερχόμενα.
Μπορείτε επίσης να αυτοματοποιήσετε τέτοια αρχειοθέτηση δημιουργώντας ένα φίλτρο. Παω σε Ρυθμίσεις και επιλέξτε Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις / Δημιουργία νέου φίλτρου. Εισαγάγετε τα επιθυμητά κριτήρια, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου και τσεκάρετε Παράλειψη εισερχομένων (αρχείο) Επί. Επιβεβαιώστε με Δημιουργία φίλτρου.
05 Αρχική σελίδα MailStore
Μία από τις πιο ευέλικτες λύσεις για σκοπούς δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και αρχειοθέτησης για μια ποικιλία προγραμμάτων email είναι το δωρεάν MailStore Home. Εκτελέστε το αρχείο exe και εγκαταστήστε το εργαλείο (μέσω Εγκαταστήστε σε αυτόν τον υπολογιστή) ή επιλέξτε τη φορητή έκδοση (μέσω Εγκαταστήστε φορητή έκδοση στη μονάδα δίσκου X.). Το τελευταίο μπορεί να είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, εάν θέλετε τακτικά να συντάσσετε το αρχείο e-mail σας από γραμματοκιβώτια από διαφορετικούς υπολογιστές. Ή όταν θέλετε να εξάγετε ένα εισαγόμενο γραμματοκιβώτιο σε ένα πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας σε άλλη συσκευή (διαβάστε: μετεγκατάσταση).
Λίγο αργότερα μπορείτε να ξεκινήσετε. Κάντε κλικ στο αριστερό παράθυρο Προσωπικό αρχείο, τότε αποδεικνύεται άδειο. Λογικό, γιατί πρέπει πρώτα Αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το κάνετε αυτό με την επιλογή του ίδιου ονόματος στο ίδιο παράθυρο.
